Списання витрат на пальне для орендованого автомобіля: нюанси

Так, ви маєте право списувати витрати на пальне для орендованого автомобіля та включати суми ПДВ до податкового кредиту, за умови належного документального оформлення та використання авто виключно в господарській діяльності.

Згідно зі статтею 801 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3868 витрати, пов'язані з використанням транспортного засобу (зокрема, пальне, технічне обслуговування), несе наймач (орендар), якщо інше не встановлено договором.

Оскільки орендодавцем є фізична особа (навіть зі статусом ФОП), договір оренди транспортного засобу обов’язково має бути посвідчений нотаріально відповідно до статті 799 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863. Без нотаріального посвідчення договір є нікчемним, що дасть податківцям підстави анулювати витрати та податковий кредит.

Для законного списання пального вам необхідно сформувати такий пакет документів:

Договір оренди та Акт приймання-передачі авто: Підтверджують факт переходу автомобіля у користування підприємства. Орендоване авто обліковується на позабалансовому рахунку 01.
Наказ про порядок експлуатації автомобіля: У ньому закріплюється автомобіль за директором, визначається мета використання (господарська діяльність) та затверджуються форми первинних документів (подорожніх листів).
Наказ про затвердження норм витрат пального: Оскільки державні норми (Наказ №43) скасовані, підприємство має встановити власні економічно обґрунтовані норми на основі технічної документації авто або контрольних замірів.
Подорожні (маршрутні) листи: Первинний документ, який фіксує маршрут, пробіг (показники спідометра) та підтверджує зв'язок поїздки з госпдіяльністю. Складається з періодичністю, визначеною наказом (щодня або раз на місяць).
Акт на списання палива: Підсумковий документ за місяць, у якому на підставі подорожніх листів розраховується обсяг пального до списання в межах норм.

Ви маєте право на податковий кредит згідно з п. 198.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260101#n4931 за умови:

Наявності податкової накладної, зареєстрованої постачальником (ОККО) в ЄРПН (п. 198.6 ПКУ).
Підтвердження використання пального в оподатковуваних операціях у межах господарської діяльності (через подорожні листи).

Зверніть увагу: Якщо пальне буде використано понад норми або в особистих цілях, необхідно нарахувати «компенсуючі» податкові зобов'язання з ПДВ згідно з п. 198.5 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260101#n4931.

В бухоілку придбання і використання пального відоражається так:

Дт 371 Кт 31 - Перераховано оплату за пальне (ОККО)
Дт 6412 Кт 644 - Відображено податковий кредит з ПДВ (на підставі ПН)
Дт 203 Кт 631 - Оприбутковано пальне (на підставі видаткової накладної/чеків)
Дт 631 Кт 371 - Проведено взаємозалік заборгованостей
Дт 92 Кт 203 - Списано пальне на адміністративні витрати (згідно з Актом)

На сервісі є такі шаблони документів:

https://api.7eminar.ua/documents/download/5759

https://api.7eminar.ua/documents/download/1414

Раді допомогти, звертайтесь ще!