Ризики електронного підпису для бухгалтера: відповідальність та безпека

Так, бухгалтер може отримати КЕП і підписувати звітність та ПН, але це означає персональну відповідальність за підписані документи.

Податкові декларації та інша звітність можуть підписуватися керівником або уповноваженою особою (зокрема бухгалтером), що передбачено п. 48.5 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. При цьому електронний підпис прирівнюється до власноручного, тобто особа, яка підписує, несе відповідальність за зміст документів.

Організація бухгалтерського обліку покладається на керівника, але ведення обліку та складання звітності може бути доручено бухгалтеру (ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text). Відповідно, якщо бухгалтер отримує право підпису, він фактично стає відповідальним за правильність оформлення і подання таких документів.

Основні ризики для бухгалтера полягають у наступному.

Адміністративна відповідальність застосовується як до посадової особи за порушення податкового та бухгалтерського обліку. Зокрема, за ст. 163-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/80731-10 передбачені штрафи за порушення порядку ведення податкового обліку, а за ст. 164-2 — за подання недостовірної фінансової звітності. Вони невеликі- за відсутність податкового обліку або порушення порядку його ведення (в т.ч. помилки в деклараціях) передбачено штраф від 85 до 170 грн (повторно — до 255 грн), та від 136 до 255 грн за внесення недостовірних даних до звітності.

Кримінальна відповідальність можлива у разі умисних дій. Наприклад, за ухилення від сплати податків (ст. 212 Кримінального кодексу України) - відповідальність настає, якщо сума недоплати у 2026 році перевищує 4 992 000 грн (значний розмір)., або за внесення завідомо неправдивих відомостей до офіційних документів (ст. 366 ККУ). Ключовим є наявність умислу — сам факт помилки без умислу зазвичай не тягне кримінальної відповідальності.

Матеріальна відповідальність перед підприємством регулюється трудовим законодавством. За загальним правилом працівник несе обмежену відповідальність у межах середнього місячного заробітку (ст. 132 Кодексу законів про працю України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08), а повна — лише у випадках, визначених ст. 134 КЗпП.

Практичний ризик полягає в тому, що бухгалтер, підписуючи документи КЕП, не може посилатися лише на те, що діяв за вказівкою директора. Сам факт підпису означає підтвердження правильності даних. Тому у випадку помилок або порушень контролюючі органи в першу чергу розглядають саме підписанта як відповідальну особу.

Таким чином, основна небезпека не в самому отриманні КЕП, а в тому, що підписання документів робить бухгалтера персонально відповідальним за їх зміст — з адміністративними, а в окремих випадках і кримінальними наслідками.

Раді допомогти, звертайтесь ще!