Облік повернення коштів за індивідуальні замовлення з ПДВ

У вашій ситуації операція фактично перетворюється з купівлі-продажу на безоплатну передачу продукції, оскільки право власності на товар перейшло до покупця, але оплата за нього була повернута.

Коротко:
Бухоблік: Використовувати «Списання безнадійної заборгованості» не можна. Потрібно сторнувати дохід від реалізації (через субрахунок 704) та перенести собівартість продукції до складу інших операційних витрат (субрахунок 949).
ПДВ: Необхідно скласти розрахунок коригування (РК) до початкової податкової накладної (ПН) на зменшення зобов’язань у зв’язку з поверненням коштів. Одночасно потрібно нарахувати ПЗ з ПДВ на безоплатну передачу, виходячи з мінімальної бази (собівартості виробництва).
Суть: Це коригування продажу з подальшим визнанням операції безоплатним постачанням, а не списанням товару (оскільки товар фізично не повернуто на склад).

1. Бухоблік.

Списання безнадійної заборгованості (рахунок 944) застосовується лише тоді, коли заборгованість відповідає критеріям безнадійної (наприклад, сплив строк позовної давності або ліквідація боржника). У вашому випадку повернення коштів є добровільним рішенням підприємства через претензії до якості.

ТОму алгоритм проводок має бути таки1:

Повернення коштів покупцю: Дт 704 «Вирахування з доходу» — Кт 311 (на суму повернення з ПДВ).
Коригування ПЗ з ПДВ (після реєстрації РК): Дт 704 — Кт 641/ПДВ (методом «сторно»).
Коригування собівартості: Оскільки продукція не повертається на склад, її собівартість не можна повернути на рахунок 26. Її слід перенести з витрат на реалізацію до інших витрат: Дт 949 «Інші витрати операційної діяльності» — Кт 901 «Собівартість реалізованої готової продукції».

2. ПДВ.

Згідно з п. 192.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260101#n4621 якщо після постачання товарів здійснюється будь-яка зміна суми компенсації їх вартості, включаючи повернення постачальником суми попередньої оплати, суми податкових зобов'язань постачальника підлягають відповідному коригуванню на підставі РК.

Вам потрібно скласти РК до ПН з кодом причини «103» (повернення товару або авансових платежів). Оскільки відбувається зменшення суми компенсації, РК має зареєструвати покупець (якщо він платник ПДВ) або ви самі (якщо покупець — неплатник).

Оскільки продукція залишається у покупця без оплати, для цілей ПДВ це вважається безоплатним постачанням. Відповідно до п. 188.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260101#n4551, база оподаткування для самостійно виготовлених товарів не може бути нижче за звичайні ціни (що в практиці часто прирівнюється до виробничої собівартості).
Оформлення ПН на безоплатну передачу:

Перша ПН — на покупця з нульовою ціною.
Друга ПН (зведена) — на суму перевищення звичайної ціни над фактичною (нульовою) з типом причини «15».

3. Чи є це списанням товарів?
Ні, це не є списанням товарів у розумінні втрати чи псування активів на складі. Оскільки товар був відвантажений і право власності перейшло до покупця (хоч він і незадоволений), операція в обліку відображається як реалізація, яка згодом стала безоплатною.

Якщо ви оформите це як «списання товару», якого фактично немає на складі, це призведе до розбіжностей під час інвентаризації. Правильний шлях — документальне оформлення претензії покупця та акта про залишення продукції у покупця без оплати (як компенсацію за невідповідність очікуванням).

Щоб уникнути звинувачень у фіктивності операцій, оформіть:

Лист-претензію від покупця.
Протокол розбіжностей або акт огляду, де зафіксовано невідповідність кольору/відтінку.
Додаткову угоду до договору, де зазначено, що у зв'язку з дефектами сторони домовилися про повернення оплати, при цьому продукція залишається у покупця без права подальшого пред'явлення претензій (фактично дарування).

Раді допомогти, звертайтесь ще!