Оформлення безоплатної передачі службового автомобіля працівнику підприємства

Передачу службового автомобіля мобілізованому працівнику, який на момент передачі є військовослужбовцем, доцільно оформити письмовим договором позички та актом приймання-передачі, оскільки після мобілізації використання автомобіля вже не пов’язане з трудовими функціями і регулюється цивільно-правовими відносинами.

Оскільки працівник увільнений від виконання трудових обов’язків у зв’язку з мобілізацією, автомобіль не може використовуватися ним як службовий транспорт у межах трудових відносин. У такій ситуації передача автомобіля для користування фізичній особі (навіть якщо це колишній водій підприємства) оформлюється за правилами цивільного законодавства. Найбільш відповідною правовою конструкцією є договір позички. Відповідно до ст. 827 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863, за договором позички одна сторона безоплатно передає або зобов’язується передати другій стороні річ для користування протягом певного строку. Така конструкція прямо відповідає ситуації, коли підприємство передає автомобіль без оплати.

Щодо форми договору, то відповідно до ст. 828 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863 договір позички укладається у письмовій формі. Для наземних самохідних транспортних засобів (зокрема автомобілів) нотаріальне посвідчення не є обов’язковим, навіть якщо однією зі сторін виступає фізична особа. Тому підприємство та мобілізований працівник можуть укласти звичайний письмовий договір позички без нотаріального посвідчення.

Для оформлення такої передачі на підприємстві доцільно видати наказ керівника, у якому зазначити, що у зв’язку з мобілізацією працівника припиняється закріплення автомобіля за ним як за водієм і автомобіль передається цій особі у безоплатне користування на підставі договору позички. Після цього укладається письмовий договір позички, у якому визначаються характеристики транспортного засобу (марка, модель, державний номер, VIN-код), строк користування, умови експлуатації, порядок повернення автомобіля та розподіл витрат на його утримання. Факт передачі автомобіля обов’язково фіксується актом приймання-передачі майна, у якому зазначають технічний стан автомобіля, комплектацію, документи та дату фактичної передачі.

Оскільки автомобіль належить юридичній особі, слід враховувати вимоги законодавства про військово-транспортний обов’язок. Якщо транспортний засіб перебуває на військовому обліку, підприємство повинно повідомити територіальний центр комплектування та соціальної підтримки про зміну користувача або місцезнаходження транспортного засобу. Таку вимогу передбачає Положення про військово-транспортний обов’язок, затверджене постановою Кабінету Міністрів України №1921 (п. 16), яке встановлює обов’язок суб’єктів господарювання повідомляти відповідний ТЦК про зміни щодо транспортних засобів у визначений строк.

Податкові наслідки залежать від того, як саме буде сформульована мета передачі автомобіля. Якщо автомобіль передається військовослужбовцю для забезпечення виконання завдань із оборони держави, застосовуються норми підрозд. 2 розд. ХХ Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, зокрема п. 32-1, відповідно до яких операції з безоплатної передачі товарів або послуг на користь Збройних Сил України та інших військових формувань для потреб оборони не вважаються постачанням і не є об’єктом оподаткування ПДВ. Якщо ж у документах буде зазначено, що автомобіль передається для особистого користування військовослужбовця, податкові органи можуть розцінювати таке користування як додаткове благо відповідно до пп. «е» пп. 164.2.17 Податкового кодексу України, що призводить до оподаткування податком на доходи фізичних осіб та військовим збором.

Після передачі автомобіля за договором позички транспортний засіб фактично вибуває з господарського використання підприємства. Тому витрати на пальне, ремонт і технічне обслуговування зазвичай покладаються на користувача (позичальника), якщо інше прямо не передбачено умовами договору. Це також доцільно зафіксувати у договорі позички, щоб уникнути податкових ризиків щодо використання автомобіля поза господарською діяльністю підприємства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!