Облік зменшення дебіторської заборгованості та резерву сумнівних боргів

Оскільки ви є «високодохідником» і застосовуєте податкові різниці, ситуація з непідтвердженою судом відгрузкою створює складну колізію між бухгалтерським та податковим обліком. Якщо ви просто спишете борг у 2026 році, ви потрапите у «податкову пастку».

У бухгалтерському обліку ви зобов’язані списати заборгованість у січні 2026 року на підставі рішення суду. Проте для податкового обліку ця заборгованість ще не є безнадійною (строк позовної давності спливе лише у 2028 році). Щоб не втратити право на витрати, найкращий шлях — оформити це не як списання безнадійного боргу, а як виправлення помилки 2022 року (сторнування доходу), оскільки суд визнав відгрузку непідтвердженою.

1. Бухгалтерський облік: Списання у 2026 році
Згідно з п. 4 НП(С)БО 10 «Дебіторська заборгованість», дебіторська заборгованість визнається безнадійною, якщо існує впевненість про її неповернення. Рішення суду, яке набрало законної сили у січні 2026 року і яким відмовлено у стягненні коштів через непідтвердження відгрузки, є беззаперечним доказом такої впевненості.

Ви мусите прибрати цей актив з балансу в січні 2026 року.
Проведення: Дебет 38 Кредит 361 (списання за рахунок резерву).
2. Податкова "пастка": Чому 2026 рік — це проблема?
Для «високодохідників» діють правила ст. 139 ПКУ:

Збільшуюча різниця: У 2022 році ви вже збільшили фінрезультат на суму створеного резерву (рядок 2.1.2 Додатка РІ).
Зменшуюча різниця: Ви зможете зменшити фінрезультат (рядок 2.2.3 Додатка РІ) лише тоді, коли заборгованість відповідатиме критеріям пп. 14.1.11 ПКУ.
Через зупинення строків (COVID-карантин та воєнний стан), строк позовної давності за відгрузкою лютого 2022 року спливе лише 04.09.2028 року.
Наслідок: Якщо ви спишете борг у бухобліку в 2026 році, податківці не дозволять зменшити фінрезультат у 2026 році (бо ще не сплив строк давності). А у 2028 році ви не зможете цього зробити, бо в бухобліку вже не буде операції списання. Витрати «згорять».

Вихід із ситуації - Виправлення "помилки"
Оскільки суд постановив, що «відгрузку не підтверджено», це означає, що у 2022 році ви помилково визнали дохід та дебіторську заборгованість, яких фактично не існувало (або які не були належним чином задокументовані).

Згідно з НП(С)БО 6 «Виправлення помилок...», виправлення помилок минулих років здійснюється через коригування сальдо нерозподіленого прибутку.

Ваш алгоритм дій у січні 2026 року:

Бухгалтерські проведення (виправлення помилки 2022 року):

Дебет 441 Кредит 361 — сторнування помилкової заборгованості (на суму без ПДВ).
Дебет 38 Кредит 441 — сторнування резерву, який був нарахований під цю «помилкову» заборгованість.
Сторнування ПДВ після 1095 днів вже не має сенсу, бо РК ви скласти не можете

Податок на прибуток (Уточнюючий розрахунок):

Подайте Уточнюючий розрахунок (УР) до Декларації за 2022 рік.
Зменште дохід від реалізації 2022 року на суму непідтвердженої відгрузки.
Це дозволить вам легально зменшити податок на прибуток за 2022 рік (отримати переплату), не чекаючи 2028 року. Рішення суду буде ідеальним виправданням того, чому ви коригуєте дохід саме зараз.
Коригування резерву в Декларації за 2026 рік:

Оскільки ви сторнували резерв у бухобліку (Дт 38 Кт 441), у Декларації за 2026 рік ви показуєте зменшуючу різницю у рядку 2.2.2 Додатка РІ (пп. 139.2.2 ПКУ). Це «зніме» те збільшення фінрезультату, яке ви зробили у 2022 році при створенні резерву.

Отже варіанти дій - або списати в бухобліку зараз заборгованість та втратити податкові витрати назавжди, або
діяти через виправлення помилки 2022 року та подати УР за 2022 рік, щоб зменшити дохід. На мій погляд, списувати витрати зараз та вратити податкові витрати було б недоцільно, але підприєтво має прийняти рішення визодячи з значущості суми такої заборгованості та зважити на адміністративне навантаження при другому способі - простіше кажучи, зважати на економічну доцільність того чи іншог варіанту.

Раді допомогти, звертайтесь ще!