Наслідки відсутності чеків на паливо для бухгалтерського обліку

Чек РРО при заправці за талонами не формує вартість ПММ для оприбуткування, але він підтверджує факт господарського використання пального. Відсутність чеків створює податкові ризики.

Чи обов’язковий чек для бухобліку

Відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text⁠� підставою для обліку є первинні документи.

При придбанні талонів пальне оприбутковується на підставі видаткової накладної постачальника (а не чека АЗС). Тобто чек РРО не визначає вартість і не є підставою для первісного визнання запасів.

Але під час фактичної заправки чек підтверджує: — дату та місце отримання пального;

— кількість літрів;

— номер АЗС;

— кореляцію з подорожнім листом.

Без цього складніше довести факт використання пального у господарській діяльності.

Ризики щодо ПДВ

Згідно з п. 198.5 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text⁠� платник зобов’язаний нарахувати податкові зобов’язання, якщо товари використані не в господарській діяльності.

Якщо при перевірці не буде підтверджено, що пальне фактично використане службовим авто (немає чеків, немає зв’язку з маршрутом), податкова може: — визнати пальне використаним поза госпдіяльністю;

— донарахувати компенсуючі ПЗ з ПДВ (20%).

Ризик оподаткування водія

За відсутності підтверджуючих документів податкова іноді кваліфікує пальне як додаткове благо працівника (пп. «е» пп. 164.2.17 ПКУ).

У такому разі виникає: — ПДФО 18%;

— військовий збір 5%;

— застосування «натурального» коефіцієнта (п. 164.5 ПКУ).

Чи можна без чеків

Формально закон не встановлює окремої норми, яка зобов’язує саме підприємство зберігати чек при заправці за талонами. Але для доведення господарського характеру витрат потрібно мати підтвердження факту заправки.

Як мінімізувати ризики, якщо чек втрачено:

— подорожній лист з показниками спідометра;

— акт списання ПММ;

— звіт (реєстр операцій) від мережі АЗС із деталізацією використаних талонів (дата, час, обсяг);

— GPS-дані службового авто;

— пояснювальна записка водія.

Якщо у вас є деталізований щомісячний звіт від постачальника АЗС із зазначенням фактичних заправок, ризик значно зменшується навіть без окремих паперових чеків.

Раді допомогти, звертайтесь ще!