Відшкодування витрат на паливо: нюанси та документи 2026 року

Так, у 2026 році можна відшкодувати директору витрати на пальне за 2025 рік, і в обох випадках (оплата карткою або готівкою без отримання авансу) строки п. 170.9.3 ПКУ не застосовуються, але авансовий звіт як первинний документ має бути поданий.

Відповідно до п. 170.9.4 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text вимоги щодо строків подання звіту застосовуються у разі отримання коштів під звіт. Якщо директор не отримував аванс від підприємства, а витрачав власні кошти (карткою або готівкою), строки подання звіту не обмежуються нормою п. 170.9.3 ПКУ. У такому випадку відшкодування не вважається додатковим благом, за умови підтвердження витрат первинними документами.

Разом з тим, відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text підставою для відображення операції є належно оформлений первинний документ. Таким документом у цьому випадку є авансовий звіт із доданими фіскальними чеками (оригінали). Копії чеків створюють ризик невизнання витрат при перевірці.

Порядок відображення.

Оплата директором корпоративною або особистою карткою (без отримання авансу).
Подання авансового звіту у 2026 році оформлює заборгованість підприємства перед директором. Оскільки витрати стосуються 2025 року, їх відображення є виправленням помилки минулого періоду відповідно до п. 4 НП(С)БО 6 «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0392-99#Text.

Оприбуткування пального (за датою виявлення помилки) — Дт 203 – Кт 372

Списання пального на витрати 2025 року (через 44):
Дт 441 (якщо на початок 2026 року є нерозподілений прибуток) – Кт 203

або

Дт 442 (якщо обліковується непокритий збиток) – Кт 203

Виплата компенсації директору — Дт 372 – Кт 311

Якщо директор сплачував готівкою.
Незважаючи на те, що аванс не видавався, авансовий звіт подається для документального підтвердження витрат. Строки п. 170.9.3 ПКУ не застосовуються, оскільки відсутній факт видачі коштів під звіт.

Бухгалтерські проведення аналогічні:

Оприбуткування пального — Дт 203 – Кт 372
Списання на витрати минулого року — Дт 441 або 442 – Кт 203
Виплата коштів директору — Дт 372 – Кт 301 або 311

Щодо співставлення показників спідометра.

Фактичний пробіг 2025 року має бути підтверджений подорожніми листами або іншим первинним документом із зазначенням показників спідометра. Списання пального здійснюється відповідно до норм витрат на підставі таких документів. Якщо пальне не було оприбутковане у 2025 році, його дооприбуткування та списання через рахунок 44 дозволяє синхронізувати облікові дані з фактичним пробігом.

Якщо сума несуттєва для фінансової звітності, підприємство може відобразити витрати у складі витрат 2026 року, але коректним з точки зору НП(С)БО 6 є виправлення через рахунок 44 (441 — при прибутку, 442 — при збитку).

Отже, відшкодування можливе, строки п. 170.9.3 ПКУ не застосовуються, але обов’язковими залишаються належні первинні документи та коригування обліку як помилки минулого періоду.

Раді допомогти, звертайтесь ще!