Консультація щодо обліку орендованого авто та списання пального

Вітаю. Потрібна консультація щодо оформлення орендованого авто та списання пального
Наш медичний центр надає профілактичні медичні огляди, у тому числі працює виїзна бригада.
Для виїздів ми орендували автомобіль та купуємо пальне через паливну картку.
Просимо надати консультацію:
1. як правильно оформити використання орендованого авто в господарській діяльності ( в нас є договір на оренду);
2. які документи необхідні для обліку та списання пального;
3. чи потрібно затверджувати норми витрат пального та яким документом;
4. як правильно вести облік списання і чи можна робити списння одним актом за місяць, наприклад? Завчасно дякую.

СК

Стефанія, консультант

експерт

28.02.2026 | 14:11

Очікує відповідь

Для використання орендованого авто та списання пального необхідно оформити наказ про використання, затвердити норми витрат і списувати пальне на підставі первинних документів; дозволено складати один зведений акт за місяць.

Використання орендованого автомобіля підтверджується договором оренди та актом приймання-передачі. Якщо орендодавець — фізична особа (не ФОП), договір підлягає нотаріальному посвідченню (ч. 2 ст. 799 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863). Для підтвердження господарського використання обов’язково видати наказ керівника про введення авто в експлуатацію, визначення відповідальних осіб та порядок обліку. Орендований автомобіль обліковується на позабалансовому рахунку 01 відповідно до Інструкції про застосування Плану рахунків №291 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99.

Первинні документи повинні відповідати вимогам ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text. Для обліку пального необхідні:
– видаткові накладні/акти постачальника паливних карток;
– чеки АЗС;
– подорожні (маршрутні) листи із зазначенням дати, маршруту, пробігу (початкові та кінцеві показники спідометра), мети поїздки, підпису водія;
– зведений акт списання пального.

Затвердження норм витрат пального є обов’язковим для обґрунтування господарських витрат. Норми затверджуються наказом керівника. Підставою можуть бути технічні характеристики виробника або власні контрольні заміри, оформлені актом комісії. Без затверджених норм складно підтвердити обґрунтованість списання.

Пальне обліковується як запаси згідно з НП(С)БО 9 «Запаси» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0751-99#Text.

Проведення:

Придбано пальне (паливна картка):
Дт 203 – Кт 631

Списано пальне на витрати (виїзна бригада):
Дт 23 (або 91, залежно від облікової політики) – Кт 203

Списання дозволено оформлювати одним актом наприкінці місяця на підставі всіх подорожніх листів за місяць. Законодавство не вимагає щоденного окремого акта, головне — наявність підтвердних первинних документів.

Якщо пальне використано понад затверджені норми і відсутнє обґрунтування, вартість понаднормових витрат може бути визнана додатковим благом працівника з оподаткуванням ПДФО 18% (п. 167.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text) та військовим збором 5%.

Отже, за наявності наказу, норм витрат і належно оформлених подорожніх листів пальне можна списувати зведеним актом за місяць без порушень законодавства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!