Документальне оформлення витрат на матеріали та доставку товару

Щоб обґрунтувати участь третьої особи у відвантаженні товару, необхідно перевірити умови договору з контрагентом, а за відсутності відповідних положень - укласти додаткову угоду або отримати письмове підтвердження, яке визначатиме правовий зв’язок цієї особи з поставкою.

У ситуації, коли фактичним відправником товару є третя юридична особа, яка не є стороною договору та з якою не здійснювалися розрахунки, перш за все необхідно проаналізувати чинний договір поставки.

Відповідно до ст. 626 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3112, договір є домовленістю сторін про встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов’язків. Саме умови договору визначають, хто має право здійснювати поставку товару та яким чином вона відбувається.

Згідно зі ст. 712 ЦКУ за договором поставки продавець зобов’язується передати товар у власність покупця, а покупець - прийняти його та оплатити. Якщо договором прямо не передбачено можливість відвантаження товару третьою особою (виробником, складом, логістичним партнером тощо), виникає ризик невідповідності фактичних обставин умовам договору.

Разом з тим ст. 528 ЦКУ передбачає можливість виконання обов’язку боржника третьою особою, якщо із закону, договору або суті зобов’язання не випливає обов’язок особистого виконання. Тобто закон допускає ситуацію, коли поставку здійснює інша особа, але це має бути узгоджено або не заборонено договором.

Якщо в договорі немає положень про можливість відвантаження третьою особою, доцільно укласти додаткову угоду відповідно до ст. 651 ЦКУ (зміна договору за згодою сторін), у якій прямо зазначити, що постачальник має право залучати третіх осіб для здійснення відвантаження товару, із зазначенням їх статусу (виробник, склад зберігання тощо).

Альтернативно можна отримати офіційний лист-підтвердження від контрагента, у якому буде зазначено, що конкретна третя особа здійснює відвантаження товару в межах виконання договору поставки. Такий документ допоможе підтвердити реальність господарської операції під час перевірки.

З точки зору бухгалтерського обліку, відповідно до ч. 1 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155, підставою для відображення господарських операцій є первинні документи. Тому важливо, щоб сукупність документів (договір, додаткова угода або лист-пояснення, видаткова накладна від контрагента, експрес-накладна перевізника) логічно підтверджувала зв’язок між сторонами операції.

Раді допомогти, звертайтесь ще!