Коли правильно відобразити акт виконаних робіт у бухобліку

Документ слід відобразити у грудні 2025 року, а акт, складений 31.01.2026 за грудневі послуги, бажано виправити, оскільки він оформлений з порушенням періоду здійснення госпоперації і може викликати претензії податкових органів.

Якщо постачальник надає акт виконаних робіт датою 31.01.2026, але в акті зазначено, що послуги фактично надані у грудні 2025 року, витрати необхідно відобразити саме у грудні 2025 року - у періоді фактичного здійснення господарської операції.

Відповідно до ч. 5 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n3, господарські операції відображаються у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

Згідно зі ст. 4 цього Закону застосовується принцип нарахування, який передбачає визнання витрат у періоді їх виникнення незалежно від дати оформлення документа або оплати.

Відповідно до п. 7 НП(С)БО 16 «Витрати» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#o12, витрати визнаються у періоді їх понесення або у періоді визнання доходу, для отримання якого вони здійснені.

Отже, якщо послуги фактично надані у грудні 2025 року, витрати повинні бути включені до обліку саме груднем 2025 року, навіть якщо акт складено та отримано у січні 2026 року.

Разом з тим слід звернути увагу, що складання акта датою 31.01.2026 за послуги, надані у грудні 2025 року, є ризиковим з точки зору податкового контролю.

Первинний документ повинен підтверджувати завершену господарську операцію та відображати фактичну дату її здійснення (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік). Акт, складений наступним періодом, фактично не відображає дату завершення надання послуг коректно.

Особливо проблемною є ситуація, якщо такий акт є першою подією для цілей ПДВ і саме на його дату складено податкову накладну відповідно до п. 187.1 Податкового кодексу України.

У такому випадку податківці можуть поставити під сумнів правильність визначення дати виникнення податкових зобов’язань, оскільки фактично господарська операція відбулася у грудні 2025 року, а документально оформлена січнем 2026 року.

Це створює ризик визнання акта складеним з порушенням вимог до первинних документів та може викликати претензії щодо коректності податкового обліку.

Тому рекомендовано, щоб постачальник переробив акт та склав його останнім календарним днем періоду фактичного надання послуг - тобто 31.12.2025.

Відповідно і податкова накладна повинна бути складена датою виникнення податкових зобов’язань - у грудні 2025 року.

Таким чином, документ в обліку проводиться у грудні 2025 року, а постачальнику доцільно виправити акт та, за потреби, податкову накладну, щоб уникнути податкових ризиків для обох сторін.

Раді допомогти, звертайтесь ще!