Зберігання електронних документів: як правильно їх пред'являти

Електронні накладні та акти потрібно зберігати в електронному вигляді з КЕП, а роздруківка сама по собі не є оригіналом документа.

Електронний документ є оригіналом за умови наявності обов’язкових реквізитів та кваліфікованого електронного підпису відповідно до ст. 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15. Візуальна форма на папері є лише копією такого документа (ст. 7 цього Закону ). Цілісність електронного документа перевіряється шляхом перевірки електронного підпису (ст. 12 зазначеного Закону).

Первинні документи в електронній формі повинні містити обов’язкові реквізити, визначені ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text, та зберігатися у спосіб, що забезпечує можливість їх відтворення і перевірки. Підприємство зобов’язане забезпечити зберігання первинних документів протягом установлених строків (ч. 7 ст. 9 цього Закону).

Для податкових цілей обов’язок зберігати документи встановлено п. 44.3 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text — не менше 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складання якої використовувалися такі документи (а в окремих випадках — довше).

Зберігати електронні документи потрібно саме у первинному форматі разом із файлами підписів або з вбудованими КЕП, щоб була можливість перевірити їх дійсність. Збережений лише PDF без електронного підпису не підтверджує юридичну силу документа.

Під час перевірки платник податків зобов’язаний надати документи, що належать до предмета перевірки (п. 85.2 ПКУ). Документи можуть бути надані в електронній формі або у вигляді паперових копій. Контролюючі органи мають право отримувати копії документів (п. 85.4 ПКУ).

Роздрукована форма електронного документа не є оригіналом, але може використовуватися як копія. У разі надання паперової копії її необхідно засвідчити підписом посадової особи підприємства із зазначенням дати та написом про відповідність оригіналу (ч. 6 ст. 9 Закону про бухгалтерський облік).

Практично це означає, що при перевірці можна:
— надати електронні файли документів з КЕП (наприклад, через носій або вивантаження з системи ЕДО);
— продемонструвати документи безпосередньо в програмі (Медок, Вчасно тощо) з можливістю перевірки підписів;
— або надати належним чином засвідчені паперові копії.

Таким чином, друкована форма без засвідчення та без підтвердження електронного підпису не має статусу оригіналу, а юридично значимим є саме електронний файл із КЕП.

Раді допомогти, звертайтесь ще!