Оренда легкового автомобіля у фізичної особи: ключові нюанси

Відповідно до ч. 2 ст. 799 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863 договір найму транспортного засобу за участю фізичної особи підлягає нотаріальному посвідченню. Недотримання цієї вимоги робить договір нікчемним. Обов’язково складається акт приймання-передачі із зазначенням технічного стану автомобіля.

Підприємство-орендар є податковим агентом щодо фізичної особи. Згідно з п. 167.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 ПДФО утримується за ставкою 18%. Військовий збір утримується відповідно до п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ — ставка 5%. Сума орендної плати виплачується за мінусом утриманих податків. У формі 4ДФ дохід відображається з ознакою «127».

ЄСВ не нараховується, оскільки базою нарахування є винагороди за виконані роботи (надані послуги) (ст. 7 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску…» https://zakon.rada.gov.ua/go/2464-17), а оренда майна не є виконанням робіт чи наданням послуг.

Витрати на оренду та експлуатацію визнаються за правилами бухгалтерського обліку відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text та НП(С)БО 16 «Витрати» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#Text. Пальне, техобслуговування, поточний ремонт, страхування несе орендар, якщо інше не передбачено договором (ст. 801 ЦКУ). Капітальний ремонт — за загальним правилом обов’язок орендодавця (ст. 776 ЦКУ).

Для підтвердження господарського використання необхідні:
— наказ керівника про використання авто;
— подорожні/маршрутні листи або інші первинні документи з фіксацією пробігу;
— документи на придбання ПММ;
— акт на списання пального.

Проведення:
Нараховано орендну плату – Дт 92 (або 93) – Кт 685
Утримано ПДФО 18% – Дт 685 – Кт 641/ПДФО
Утримано військовий збір 5% – Дт 685 – Кт 641/ВЗ
Виплачено орендну плату фізособі – Дт 685 – Кт 311
Перераховано ПДФО – Дт 641/ПДФО – Кт 311
Перераховано військовий збір – Дт 641/ВЗ – Кт 311

Отже, ключові моменти: нотаріальне посвідчення договору, правильне утримання податків, оформлення акта приймання-передачі та підтвердження господарського використання автомобіля первинними документами.

Раді допомогти, звертайтесь ще!