Оформлення заборгованості за сплату послуг ПРРО фізичною особою

Оплату потрібно оформити як виконання доручення фізичною особою з подальшим відшкодуванням витрат; заборгованість відображається через рахунок 685.

Оскільки особа не є працівником, застосовувати рахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами» не можна (Інструкція про застосування Плану рахунків, наказ Мінфіну від 30.11.1999 № 291 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99). Правовою підставою є договір доручення відповідно до ст. 1000, 1007 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863: повірений здійснює оплату за рахунок довірителя, а довіритель зобов’язаний відшкодувати понесені витрати.

Необхідні документи:

— письмовий договір доручення або окреме письмове доручення ТОВ;
— рахунок / акт від постачальника ПРРО, оформлений саме на ТОВ (ст. 9 Закону України № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text);
— документ, що підтверджує оплату з картки фізособи (квитанція, виписка);
— звіт повіреного про виконання доручення з доданими підтвердними документами.

Витрати визнаються на підставі первинних документів відповідно до ст. 9 Закону № 996-XIV та п. 5, 7 НП(С)БО 16 «Витрати» (наказ Мінфіну № 318 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#Text).

Проведення:

Визнано витрати та заборгованість перед фізособою
Дт 92 (або 93) – Кт 685

Перераховано компенсацію фізичній особі
Дт 685 – Кт 311

Якщо послуга передплачена на майбутні періоди (наприклад, річна ліцензія ПРРО), доцільно спочатку віднести на рахунок 39:

Відображено передплату
Дт 39 – Кт 685

Щомісячне списання
Дт 92 – Кт 39

Щодо оподаткування. Відповідно до пп. 164.2.17 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 оподатковується додаткове благо. У даному випадку фізична особа не отримує доходу, а лише відшкодування понесених витрат за дорученням, тому об’єкта для ПДФО та військового збору не виникає (за наявності підтвердних документів і відсутності перевищення витрат над фактично сплаченою сумою).

Отже, ключове — наявність договору доручення та первинних документів на ТОВ; облік ведеться через рахунок 685 як розрахунки з іншими кредиторами.

Раді допомогти, звертайтесь ще!