Відновлення особових справ: необхідні документи та їх завірення

Розглянемо Ваші питання:

1. При веденні особових справ посадових осіб використовують форму опису, затверджений постановою КМУ від 25 травня 1998 р. № 731. НАДС рекомендує і надалі керуватись цим порядком про формуванні особових справ посадових осіб місцевого самоврядування (лист 09 червня 2017 року № 5263/13-17 https://decentralization.ua/questions/8032 ).

В особовій справі повинні міститися такі документи:

1) особова картка (форма П-2ДС) з відповідними додатками та фотокарткою розміром 4х6 сантиметрів;

2) копії документів про освіту, у тому числі про повну вищу освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації;

3) декларація про майно, доходи, витрати і зобов'язання фінансового характеру;

4) підписані претендентом попередження про встановлені законодавством України обмеження, пов'язані з прийняттям на державну службу та її проходженням, а також документ про ознайомлення із Загальними правилами поведінки державного службовця;

5) довідка про наявність встановленої форми допуску до державної таємниці (для відповідних посад);

6) біографічна довідка, подання про призначення на посаду, картка погодження (у разі потреби);

7) погодження, передбачені законодавством для призначення на посади керівників відповідних органів;

8) довідка про перебування у кадровому резерві (для осіб, зарахованих до кадрового резерву);

9) направлення на роботу (для магістрів державного управління і випускників вищих навчальних закладів, які навчалися за кошти державного бюджету);

10) заява про участь у конкурсі, протокол (витяг з протоколу) конкурсної комісії (для осіб, які призначаються на конкурсній основі);

11) заява для проходження стажування на відповідній посаді, індивідуальний план стажування та доповідна записка про стажування з висновками керівника структурного підрозділу (для осіб, які проходили стажування);

12) заява щодо призначення на відповідну посаду;

13) письмова згода на проведення спеціальної перевірки (у разі необхідності її проведення);

14) інформація про наявність корпоративних прав;

15) довідка про результати спеціальної перевірки (у разі необхідності її проведення) або копія такої довідки, якщо спеціальна перевірка проводилася раніше;

16) інформація про працюючих у зазначеному органі близьких осіб.

2. Працівник не повинен засвідчувати свої особисті документи, засвідчує копії документів роботодавець або уповноважена ним особа – зазвичай, це працівник відділу кадрів.

Згідно Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n237, копії документів інших установ можуть виготовлятися і засвідчуватися установою в таких випадках: для внутрішнього використання в установі (під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою). Наприклад, установа може виготовити і засвідчити копію диплома працівника, яка потім буде підшита до його особової справи. Копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку. Напис про засвідчення копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту документа «Підпис». Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи (за наявності) (гл. 11 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n237).

Детальніше в нашій статті

https://kadroland.com/news/1273-osobova-sprava-yak-vesti-ta-zberigati

Раді допомогти, звертайтесь ще!