Списання дебіторської заборгованості без первинних документів: порядок дій

ТОВ у ході внутрішнього аудиту виявило дебіторську заборгованість за виданими авансами постачальникам – ФОП за послуги, оплата за якими здійснювалась у 2022–2023 роках. Первинні документи від ФОП (акти наданих послуг, рахунки тощо) відсутні та отримати їх неможливо.
Яким чином ТОВ має право списати (закрити) таку дебіторську заборгованість у бухгалтерському та податковому обліку у поточному періоді, без коригування фінансової та податкової звітності минулих періодів?
Які первинні документи та управлінські рішення (накази, акти інвентаризації, акти списання тощо) є достатніми та правомірними для такого списання?

ОК

Оксана, консультант

експерт

13.02.2026 | 04:42

Очікує відповідь

Ні - у 2026 році ТОВ не має права списати такі аванси як безнадійну дебіторську заборгованість через витрати поточного періоду без податкових наслідків, бо відсутні юридичні підстави безнадійності (строк позовної давності сплине лише 04.09.2028).

Аванси, сплачені ФОП у 2022–2023 рр., ще не є безнадійною дебіторською заборгованістю.

Причина - строк позовної давності: був зупинений з 02.04.2020 по 03.09.2025, почався лише 04.09.2025, спливає 04.09.2028

Отже, право вимоги юридично існує - актив існує - витрати визнавати не можна.

Списання як безнадійного у 2026 році: у бух.обліку - передчасне, у податковому - збільшуюча різниця (п.139.2 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n10685)

Важливий нюанс: це товарна, а не грошова дебіторка. На неї резерв сумнівних боргів не створюється, списується лише при безнадійності (ліквідація, суд, виконавець, позовна давність). Тому навіть механізм через резерв застосувати не можна.

Ще варіант списання товарної дебіторської заборгованості можна розглядати через прощення боргу.

У такому випадку заборгованість не визнається безнадійною (оскільки строк позовної давності ще не сплив), а припиняється за рішенням кредитора. Для бухгалтерського обліку це означає відображення витрат поточного періоду як безповоротної фінансової допомоги.

Податок на прибуток. Операція не підпадає під різниці за резервом сумнівних боргів (п.139.2 ПКУ), оскільки це товарна дебіторська заборгованість (аванс), резерв сумнівних боргів для неї не створюється.

Застосовуються загальні правила ст.140 ПКУ щодо безповоротної фінансової допомоги. Фінансовий результат до оподаткування збільшується лише якщо допомога надається: неплатникам податку на прибуток (крім фізичних осіб, що сплачують ПДФО), платникам податку за ставкою 0%, пов’язаним особам зі збитком, неприбутковим організаціям, окремим спортивним організаціям (пп.140.5.9, 140.5.10, 140.5.14 ПКУ).

ПДВ. Для «товарного» боргу коригування можливе лише за наявності зареєстрованого розрахунку коригування.

ПДФО. Сума прощеного боргу є доходом фізичної особи (пп. «д» пп.164.2.17 ПКУ).

Кредитор повинен: повідомити боржника (рекомендований лист або вручення під підпис), відобразити дохід у 4ДФ: ознака 126 - якщо перевищує 25% мінімальної зарплати, ознака 189 - якщо не перевищує.

У 2026 році: 25% × 8647 грн = 2161,75 грн

Якщо боржник повідомлений - податки сплачує він самостійно. Якщо повідомити неможливо - кредитор виконує функції податкового агента (утримує та сплачує ПДФО і ВЗ).

Раді допомогти, звертайтесь ще!