Питання щодо відображення сальдо в балансі форма 1-мс

У випадках, коли за одним рахунком на дату балансу обліковується як дебетове, так і кредитове сальдо, в формі №1-мс обидва залишки відображаються окремо: дебетове — в активі, кредитове — в пасиві. Це стосується, як правило, активно-пасивних рахунків, які передбачають можливість існування одночасно обох видів сальдо.

В обліковій теорії рахунки бухгалтерського обліку поділяються на активні, пасивні та активно-пасивні. Активні рахунки мають дебетове сальдо, пасивні — кредитове. Активно-пасивні рахунки допускають одночасне існування і дебетового, і кредитового залишку по рахунку — розмежованого на рівні аналітики, і саме по них виникає ситуація, коли у балансі сальдо одного рахунку розноситься одночасно в актив і в пасив.

Класичні приклади активно-пасивних рахунків — це:

рахунки класу 3: 36 «Розрахунки з покупцями і замовниками», 37 «Розрахунки з різними дебіторами»;
рахунки класу 6: 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками», 64 «Розрахунки за податками і платежами», 65 «Розрахунки за страхуванням»;
рахунки 372 «Розрахунки з підзвітними особами», 685 «Розрахунки з іншими кредиторами».
Так сталося, що ви бачите в програмі на одному з таких рахунків одночасно дебетове і кредитове сальдо, оскільки облікова система вже передбачає розгортання залишків по таких рахунках. Це не є помилкою, і не випадковістю, а результат правильного налаштування програми — вона орієнтована на те, що сальдо таких рахунків потрібно показувати розгорнуто. Це реалізовано навмисно, оскільки повністю відповідає теоретичній природі активно-пасивних рахунків та вимогам до складання фінансової звітності.

Найчастіше така ситуація виникає при обліку розрахунків із покупцями та постачальниками. Наприклад, у системі спрощеного обліку підприємства дуже часто ведуть розрахунки з покупцями лише на рахунку 361 «Розрахунки з покупцями та замовниками» без використання рахунку 6811 «Аванси одержані від покупців». У такому випадку рахунок 361 стає активно-пасивним: дебетове сальдо — це дебіторська заборгованість покупця, кредитове — аванс, отриманий від нього. Обидва залишки показуються в балансі окремо.

Альтернативний підхід — більш методично правильний — полягає у використанні рахунку 6811 для обліку авансів, а рахунок 361 у такій схемі налаштовується як суто активний, із можливим лише дебетовим залишком. Відповідно, аванси потрапляють у пасив балансу лише через рахунок 6811.

Аналогічно побудований облік і по постачальниках. У багатьох підприємств рахунок 631 «Розрахунки з постачальниками» використовується як активно-пасивний: на ньому одночасно можуть обліковуватись як заборгованість перед постачальниками (кредитове сальдо), так і аванси, надані їм (дебетове сальдо). Проте за повною схемою рахунок 631 має бути пасивним, а аванси виданим постачальникам обліковуються на рахунку 3711, який є чисто активним.

Те, яку саме схему обліку обрав користувач, встановлюється ще на етапі налаштування програми. При старті обліку облікова система (наприклад, у типових рішеннях на базі найбільш популярних програм) пропонує вибрати: використовувати рахунки авансів окремо чи ні. Якщо обрано варіант "не використовувати" — то рахунки 361 і 631 автоматично набувають активно-пасивної природи, і залишки по ним завжди будуть показуватись у балансі розгорнуто.

Згортання залишків у балансі по таких рахунках не допускається, оскільки це порушує принцип повноти подання інформації у фінансовій звітності. Згідно з п. 5 розділу І Інструкції з підготовки фінансової звітності малого підприємства (наказ Мінфіну від 27.02.2019 № 31), дані у формах фінансової звітності відображаються без взаємного зарахування активів і зобов’язань, крім випадків, встановлених стандартами.

Висновок: якщо на активно-пасивному рахунку обліковано одночасно дебетове та кредитове сальдо — обидва відображаються в балансі: дебетове — в активі, кредитове — в пасиві. Це — штатна ситуація, що виникає в межах допущеної системи обліку, і прямо відповідає як логіці подвійного запису, так і чинним методологічним положенням.

Раді допомогти, звертайтесь ще!