Розрахунок резерву відпусток для працівників з різними датами прийняття

Для розрахунку резерву відпусток на 2026 рік вам потрібно використовувати планові показники на 2026 рік, а не фактичні за 2025-й. Обидва працівники мають бути включені до розрахунку коефіцієнта резерву виходячи з їхніх повних річних окладів.

Відповідно до п. 13 НП(С)БО 11 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0085-00 сума забезпечення на виплату відпусток визначається щомісяця
як добуток фактично нарахованої заробітної плати працівникам і
відсотка, обчисленого як відношення річної планової суми на оплату
відпусток до загального планового фонду оплати праці з урахуванням
відповідної суми відрахувань на загальнообов'язкове державне
соціальне страхування.

Тобто, коефіцієнт розраховується один раз на рік (у січні) за формулою:

Коефіцієнт = Планова сума відпускних на рік / Плановий річний фонд оплати праці (ФОП).

Отже, плановий фонд оплати праці для розрахунку відсотка нарахування забезпечення на виплату відпусток розраховується за тарифними ставками і окладами з урахуванням надбавок і доплат визначається як сума місячних тарифних ставок і окладів, надбавок і доплат, помножених на кількість місяців, протягом яких планується утримання цих посад.

Тому, для працівника, прийнятого у липні 2025 року:

у розрахунок планового ФОП на 2026 рік ви берете його повний оклад за 12 місяців 2026 року. Також у чисельнику (планова сума відпускних) враховуєте дні відпустки, які він має використати у 2026 році згідно з графіком відпусток.

Для працівника, прийнятого 1 січня 2026 року:

Оскільки він уже є в штаті на початок року, він включається до графіка відпусток на 2026 рік. У розрахунок коефіцієнта берете його плановий оклад за 12 місяців 2026 року (згідно зі штатним розписом) та планову суму його відпускних.

Раді допомогти, звертайтесь ще!