Порядок імпорту програмного забезпечення з Польщі для компанії

В частині ПДВ ви повинні будете складати та реєструвати ПН з типом 14 на послуги від нерезидента

Якщо говорити про загальні документи, до для імпорту послуг від нерезидента вам потрібно мати з ним договір на постачання такої програмної продукції. Для оплати таких послуг також потрібен інвойс на оплату, який може або одночасно слугувати актом прийому-передачі, або якщо це інвойс на передплату, то тоді окремий вже остаточний інвойс, специфікацію чи інший документ, по якому він вам буде такі коди передавати і який слугуватиме документом для оприбуткування.

Також при оплаті такому постачальнику зазвичай банк просить дані про кінцевих бенефіціарів, пояснення суті операції та може на розсуд банку просити інші документи для підтвердження такого платежу. Ці деталі варто з'ясувати саме в обслуговуючому банку.

Якщо розглядати таку операцію в частині ПДВ, то такі послуги доступу класифікуються як електронні послуги відповідно до пп.14.1.56-5 ПКУ.
https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n256

Зокрема, електронні послуги - послуги, які постачаються через мережу Інтернет, автоматизовано, за допомогою інформаційних технологій та переважно без втручання людини, у тому числі шляхом встановлення спеціального застосунку або додатка на смартфонах, планшетах, телевізійних приймачах чи інших цифрових пристроях. До таких послуг, зокрема, але не виключно, належать:

а) постачання електронних примірників, надання доступу до зображень, текстів та інформації, у тому числі, але не виключно, підписка на електронні газети, журнали, книги, надання доступу та/або завантаження фотографій, графічних зображень, відеоматеріалів;
е) постачання програмного забезпечення та оновлень до нього, у тому числі електронних примірників, надання доступу до них, а також дистанційне обслуговування програмного забезпечення та електронного обладнання;

Так як відповідно до ст.208 ПКУ при постачанні електронних послуг від нерезидентом особою, що є відповідальною за сплату ПДВ є отримувач таких послуг, то на дату першої події (отримання акту прийому-передачі таких кодів чи дати їх оплати) ви як отримувач послуг повинні скласти та зареєструвати податкову накладну з типом причини 14 за загальною ставкою 20%.

Отримувач послуг - платник податку у порядку, визначеному статтею 201 цього Кодексу, складає податкову накладну із зазначенням суми нарахованого ним податку, яка є підставою для віднесення сум податку до податкового кредиту у встановленому порядку.

Така податкова накладна підлягає обов’язковій реєстрації в Єдиному реєстрі податкових накладних.
Базою нарахування ПДВ в даному випадку буде договірна вартість відповідно до отриманих документів.

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n5181.
Такі отримані послуги ви одночасно відображаєте в рядку 6.1 та 13.1 декларації з ПДВ.
https://if.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/969402.html

Раді допомогти, звертайтесь ще!