Оформлення безкоштовного користування автомобілем та компенсація витрат на паливо

Благодіна органіація, директор направляється і увідрядження на власному атомобілі. Чи можемо ми на період відрядження оформити договорі на безоплатне користування автімобілем з компенсацією бензину? 2. За наявності такого договору, які мають бути, крім договру, документи, щоб здійнити таку компенсацію та відзвітувати працівнику про витрати? 3. Де взяти інформацію про норми витрат палива на конкретний автомобіль?

СК

Стефанія, консультант

експерт

13.01.2026 | 15:43

Відповідь надано

Так, на період відрядження директора на власному автомобілі можна укласти договір позички з компенсацією вартості пального. За належного оформлення таке відшкодування не буде вважатися додатковим благом і не оподатковуватиметься.
Відповідно до статті 827 Цивільного кодексу України, договір позички дозволяє безоплатно передати майно для користування іншій стороні. Якщо об'єктом є автомобіль, що використовується для службових цілей, такий договір укладається у письмовій формі без необхідності нотаріального посвідчення (стаття 828 Цивільного кодексу України). У разі використання автомобіля директора за договором позички, він вважається службовим транспортом на час відрядження, а витрати на пальне, придбане працівником, відшкодовуються як витрати на відрядження.
Для підтвердження витрат та правомірного відшкодування організації необхідно мати такі документи:
– договір позички, укладений у письмовій формі; – акт приймання-передачі автомобіля; – наказ про відрядження із зазначенням використання автомобіля, переданого за договором; – подорожній (маршрутний) лист із зазначенням маршруту, пробігу та розрахунком витрат пального; – звіт про використання коштів (авансовий звіт) із доданими до нього документами; – чеки з АЗС або інші документи, що підтверджують придбання пального. Якщо пальне придбавав директор як підзвітна особа, спалчував карткою і надав звітні документи - виписку банку, чеки з азс, а у разі оплати готівкою - фіскальні чеки з АЗС та авансовий звіт - відповідно о 170.9.4 ПКУ.
Норми витрат пального визначаються благодійною організацією самостійно. Можна використовувати:
– дані заводу-виробника із технічної документації; – базові норми витрат пального, рекомендовані ДП «ДержавтотрансНДІпроект»; – результати контрольних замірів, оформлені актом комісії та затверджені наказом по організації.
Списання пального має здійснюватися в межах затверджених норм. У разі перевищення норм без обґрунтування, податкові органи можуть визнати таке відшкодування додатковим благом і вимагати оподаткування за ставками ПДФО (18%) та військового збору (5%) відповідно до пункту 164.1.17 Податкового кодексу України.
Проведення: Передача автомобіля в позичку – позабалансово
Компенсація витрат на пальне – Дт 92, 949, 949 – Кт 372

Раді допомогти, звертайтесь ще!