Документи для відрядження водіїв: оформлення та оплата в очікуванні кордону

Добрий день, якими документами потрібно оформляти відрядження водіїв-далекобійників, щоб було все податково вірно оформлено? І як бути з тим, що водій завантажився і після завантаження 3-5 днів чекають вдома на Е-чергу на перетин кордону (як це вірно оформити і як бути з оплатою відрядження у ці дні)?

АК

Антон, консультант

експерт

12.01.2026 | 19:45

Очікує відповідь

Для оформлення відрядження без податкових проблем необхідно мати наказ та принаймні один доказ перебування у відрядженні.

Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965) фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

Враховуючи зазначене, обов’язковими документами будуть наказ про відрядження і один або декілька зазначених вище документів.

Для водіїв у разі відрядження за кордон за відсутності відміток у закордонному паспорті доказами можуть бути документи на проживання у країні відрядження, заправку авто, витрати на платні автодороги, стоянку тощо.

Період очікування вдома черги на виїзд за кордон, на нашу думку, не може вважатись періодом відрядження, оскільки працівник не виконує свої обов’язки. Натомість такий період може бути оформлений як простій з оплатою згідно зі ст. 113 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n680) не нижче від двох третин тарифної ставки встановленого працівникові розряду (окладу).

Раді допомогти, звертайтесь ще!