Бухгалтерські наслідки використання паливних карт без документів підприємства

Для цілей бухгалтерського обліку наявності акта списання ПММ, оформленого як первинного документа, в принципі достатньо.

Відповідно до ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 підставою для відображення господарських операцій у бухобліку є первинні документи, а ч. 2 ст. 9 встановлює перелік обов’язкових реквізитів такого документа (назва, дата, зміст операції, одиниця виміру, підписи відповідальних осіб тощо).

Отже, якщо акт списання ПММ:

містить усі обов’язкові реквізити первинного документа;
дозволяє ідентифікувати всі важливі деталі госп операції, період, обсяг списаного пального та відповідальних осіб,
— він є належною підставою для бухгалтерського обліку витрат на пальне.

Жодним стандартом обліку або Законом не встановлено обов’язковості подорожніх листів; наказів про норми списання ПММ; наказів про закріплення паливних карт.
Тому відсутність таких документів не є прямим порушенням законодавства в сфері бухгалтерського обліку.

Разом з тим, на практиці саме ПММ є однією з найбільш “ризикових” статей витрат під час податкових перевірок. Податківці оцінюють не лише наявність первинки, а й зв’язок витрат із господарською діяльністю.

Через відсутність:

наказів про норми списання;
подорожніх листів або інших документів, що підтверджують маршрути та пробіг;
закріплення паливних карт за конкретними ТЗ або особами,
у контролюючого органу з’являються підстави ставити під сумнів господарський характер використання пального.

ПДВ-наслідки. Найбільш ймовірний податковий наслідок — невизнання використання пального в межах господарської діяльності. У такому разі застосовується невиконання пп. «г» п. 198.5 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4931, згідно з яким платник ПДВ зобов’язаний нарахувати податкові зобов’язання, якщо товари (пальне) починають використовуватися в операціях, що не є господарською діяльністю.

Тобто, податковий кредит, сформований при придбанні ПММ, може бути знівельований, тобто податківці донарахують умовні ПДВ-зобов’язання за базою, визначеною п. 189.1 ПКУ.

ПДФО та військовий збір. Додатково існує ризик перекваліфікації витрат на пальне у додаткове благо фізичних осіб (водіїв, працівників або ФОПів).

У такому випадку податківці можуть донарахувати ПДФО 18% та військового збору 5%
на всю вартість списаного пального, як такого, що використане в особистих цілях.

Податок на прибуток і податкові різниці. ПКУ не містить спеціальних «паливних» податкових різниць у ст. 138–140 ПКУ.

Однак ключовим залишається п. 44.1 ПКУ, який забороняє формувати показники податкової звітності на підставі даних, не підтверджених належними первинними документами. Саме через недостатнє підтвердження витрат податківці можуть такі витрати на пальне виключити з фінансового результату через відсутність належного оформлення, що збільшить базу оподаткування податком на прибуток.

Раді допомогти, звертайтесь ще!