Інструкція для кадровика-бухгалтера: оцифрування трудових книжок та ведення обліку

10.06.2021 набрав чинності Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-ІХ. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1217-20#Text

Перехідні положення даного Закону визначають, що трудова книжка має бути оцифрована і подана на вебпортал ПФУ самим власником книжки або роботодавцем.

Роботодавець може подати сканкопії у своєму персональному кабіенті на порталі ПФУ https://portal.pfu.gov.ua/

Покроковий алгоритм наводить ПФУ у своєму повідомленні https://www.pfu.gov.ua/ko/536803-skan-kopiya-paperovoyi-trudovoyi-knyzhky/

https://7eminar.ua/news/3108-yak-provesti-audit-trudovoyi-knizki-pered-skanuvannyam

https://7eminar.ua/news/5992-ocifruvannya-paperovoyi-trudovoyi-knizki

https://7eminar.ua/news/13080-yak-fopu-podati-skankopiyi-trudovix-knizok-pracivnikiv

Щодо порядку дій після оцифрування, то слід взяти до уваги наступне.

Трудові книжки працівників, які були прийняті до 10.06.2021 роботодавець і надалі продовжує зберігати у себе і має повернути їх працівникаму разі їх звільнення.

Це пряма вимога Інструкції №58.

Держпраці у своєму повідомленні https://zt.dsp.gov.ua/news/chy-mozhe-robotodavets-vydaty-pratsivnykam-trudovi-knyzhky/ зазначає, що роботодавець має право видати паперові трудові книжки для зберігання працівникам у разі:

– У разі звільнення (ст.47 КЗпП, п.4.4 Інструкції №58 від 29.07.1993р.);

– Після завершення включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників (пункт 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»);

– Під час дії воєнного стану (ст.7 Закону від 15.03.2022р. №2136 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20#n27 ).

Самостійно ініціювати видачу таких трудових книжок підприємство не може, але якщо працівник звертається із проханням до роботодавця видати йому на зберігання паперову трудову книжку (не звільняючись при цьому), то роботодавець, на нашу думку, має задовольнити вимогу працівника. Адже у цьому випадку працівник по суті вимагає отримати для зберігання паперову трудову книжку, яка певною мірою є саме його власністю. При цьому працівник самостійно бере на себе відповідальність щодо належного зберігання паперової трудової книжки. У такому випадку бажано отримати від працівника заяву з проханням видати йому паперову трудову книжку для зберігання
Заява працівника про видачу трудової книжки

І уже на підставі такої заяви видати наказ про видачу паперової трудової книжки на зберігання.

Наказ про видачу трудової книжки працівнику

Такий наказ дозволить належним чином заповнити Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них стосовно видачі паперової трудової книжки для зберігання працівником.

Щодо трудових книжок працівників, прийнятих на роботу після 10.06.2021 року, то підприємство не зберігає їх у себе, а лише вносить записи за бажанням працівника. А відтак і сканувати такі трудові книжки підприємство (так само як і ФОП) не повинно.

Раді допомогти, звертайтесь ще!