Оформлення авансового звіту та облік витрат за відрядженням

Якщо працівник за кордоном користувався виключно гривневою корпоративною карткою, авансовий звіт складати не обов’язково, але підтвердні документи він має надати до бухгалтерії до кінця наступного місяця після завершення відрядження, а облік пального здійснюється за курсом НБУ на дату затвердження витрат керівником.

У ситуації, коли працівник за межами України розраховувався корпоративною гривневою платіжною карткою виключно у безготівковій формі (наприклад, оплачував пальне чи автобани), обов’язку складати авансовий звіт відповідно до пп. 170.9.4 Податкового кодексу України не виникає. Водночас залишається обов’язок подати до бухгалтерії підтверджувальні документи — касові чеки, квитанції терміналів, рахунки — не пізніше останнього числа місяця, наступного за місяцем повернення з відрядження (пп. 170.9.3 ПКУ). Якщо підприємство вважає доцільним оформлювати авансові звіти навіть у таких випадках, це може бути передбачено внутрішнім положенням про відрядження.

Щодо обліку витрат. Пальне, оплачене за допомогою КПК, ставиться на баланс на дату затвердження відповідних документів керівником підприємства. Для перерахунку в інвалюті використовується курс НБУ, що діє на дату такого затвердження. Це прямо не передбачено нормативно, але така практика є загальноприйнятою і підтверджується підходами, що застосовуються у бухгалтерському обліку.

При цьому кошти, списані з рахунку КПК, фіксуються за комерційним курсом банку, який часто відрізняється від курсу НБУ. Це створює розбіжність, яку в обліку слід відображати як:

витрати (якщо курс банку вищий за курс НБУ): проводка Дт 945 «Втрати від операційної курсової різниці» Кт 372;

доходи (якщо курс банку нижчий): проводка Дт 372 Кт 714 «Інші доходи операційної діяльності».

Якщо банк окремо стягує комісію за конвертацію — її можна віднести на адміністративні витрати (Дт 92).

Типові бухгалтерські проведення виглядають так:

Дт 372 Кт 311 — списання коштів із картки (за банківською випискою, комерційний курс);

Дт 203 Кт 372 — оприбуткування пального (за курсом НБУ, на дату затвердження документів);

Дт 91, 92, 93 Кт 372 — визнання інших витрат відрядження, як-от оплата платних доріг;

Дт 945 або Кт 714 — облік курсових різниць, залежно від напрямку розбіжності.

Щоб уникнути суперечностей при перевірках, рекомендується передбачити в Положенні про відрядження або наказом керівника чіткий порядок документального оформлення витрат, здійснених за кордоном із використанням КПК, та вимоги до підтвердних документів. Це дозволить належно обґрунтувати облік таких операцій у разі податкових перевірок.

Раді допомогти, звертайтесь ще!