Як правильно оформити авансовий звіт при помилковій закупівлі

В авансовому звіті відображаються лише матеріали, придбані для підприємства, а позиція, помилково включена до чека для особистих потреб, до обліку не приймається. Потрібна і службова записка працівника, і складена на її підставі бухдовідка

Підзвітна особа у звіті про використання коштів зазначає тільки перелік і вартість матеріалів, що фактично придбані для господарської діяльності підприємства, при цьому сума, прийнята до звіту, є меншою за загальний підсумок фіскального чека. Такий порядок відповідає пп. 170.9.1 Податкового кодексу України, згідно з яким підзвітними визнаються лише документально підтверджені витрати, пов’язані з господарською діяльністю платника.

Підставою для такого коригування є службова записка підзвітної особи, в якій вона зазначає, що під час розрахунку готівкою у торговельній точці до одного фіскального чека помилково було включено товар, який не призначався для потреб підприємства і був придбаний для особистого використання іншою особою. У службовій записці вказується дата закупівлі, реквізити фіскального чека, перелік товарів, що фактично придбані для підприємства (наприклад, товар 1, товар 2), та окремо зазначається товар, який не підлягає відшкодуванню і не включається до авансового звіту. Також фіксується, що вартість такого товару не заявляється до компенсації та не є витратами підприємства.

Для обґрунтування розбіжності між загальною сумою фіскального чека і сумою, відображеною в авансовому звіті, бухгалтер оформлює бухгалтерську довідку. У бухгалтерській довідці зазначається, що за відповідним фіскальним чеком до бухгалтерського обліку приймається лише частина витрат, пов’язаних з господарською діяльністю підприємства, із наведенням переліку та вартості таких товарів (товар 1, товар 2 тощо). Окремо вказується, що товар, помилково включений до чека та не пов’язаний з діяльністю підприємства, до складу запасів і до авансового звіту не приймається. Бухгалтерська довідка складається з дотриманням вимог ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та містить посилання на службову записку підзвітної особи як підставу для коригування.

У бухгалтерському обліку відображається лише фактична вартість матеріалів, прийнятих для підприємства, зокрема: оприбуткування матеріалів – Дт 201 (або 209) – Кт 372; закриття авансового звіту в частині витрат, пов’язаних з господарською діяльністю, – Дт 372 – Кт 301 або 311. Вартість товару, що не належить підприємству і придбаний помилково, в обліку не відображається та не підлягає відшкодуванню.

Раді допомогти, звертайтесь ще!