Податкова накладна: роз'яснення дати виписки та розбіжностей

На нашу думку податкову накладну необхідно виписати датою фактичного здійснення розрахункових операцій, тобто 03.12.2025 р.

Відповідно до п. 187.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4528 датою виникнення податкових зобов'язань з постачання товарів/послуг вважається дата «першої події»: або зарахування коштів, або дата відвантаження товарів.

У роздрібній торгівлі при застосуванні РРО/ПРРО подією для формування податкової накладної є отримання оплати від покупця, підтверджене фіскальним чеком РРО.

Оскільки фактичний продаж і отримання коштів відбулися 03.12.2025, саме ця дата є датою виникнення податкових зобов'язань з ПДВ та підставою для формування ПН.

Пункт 201.1 ПКУ визначає, що дата складання є обов'язковим реквізитом податкової накладної. ПН повинна бути складена саме в день виникнення податкових зобов'язань. Складання ПН іншою датою, а саме 04.12.2025 буде вважатися помилкою, оскільки дата ПН не відповідатиме даті операції.

Z-звіт є документом, що підтверджує обсяг розрахункових операцій за зміну для цілей контролю за готівковим обігом в РРО. Хоча зазвичай підсумкова ПН складається на підставі даних Z-звіту, первинною для ПДВ є саме дата здійснення операції. Несвоєчасне зняття Z-звіту є порушенням порядку використання РРО, але воно не змінює дату виникнення податкових зобов'язань, визначену ПКУ.

Якщо у податковій будуть питання стосовно не відповідності дати ПН та дати Z-звіту, вашими аргументами можуть бути:

• фіскальні чеки РРО. Навіть якщо Z-звіт не був знятий вчасно, інформація про кожну розрахункову операцію (чек) зберігається у фіскальній пам'яті РРО/ПРРО та передається на сервер ДПС із зазначенням реального часу та дати.
• пояснювальна записка касира. Вона вже у вас є. У ній зафіксовано факт людської помилки, що призвела до затримки формування звіту, але не вплинула на облік самих операцій.
• Акт про помилку. Рекомендуємо скласти внутрішній акт довільної форми про виявлення несвоєчасного формування Z-звіту. В акті зазначте, що реалізація на суму 20 000 грн фактично відбулася 03.12.2025, що підтверджується стрічкою розрахункових чеків.

Раді допомогти, звертайтесь ще!