Облік витрат на ліцензію: як правильно провести операцію

Так, витрати на ліцензію можна відобразити в обліку як нематеріальний актив, а оплату, здійснену керівником з особистої картки, — компенсувати через авансовий звіт (або без такого, 170.9.4, оскільки витрати були з платіжного засобу), якщо підтверджено належне цільове використання.

Оплачена підприємством безстрокова ліцензія на міжнародні перевезення відповідає критеріям визнання нематеріальним активом згідно з пунктом 5 НП(С)БО 8 «Нематеріальні активи», оскільки забезпечує право на провадження господарської діяльності, її вартість достовірно визначена (3028 грн), і вона приносить економічну вигоду. На момент отримання витрати обліковуються на субрахунку 154 «Придбання (створення) нематеріальних активів», після чого зараховуються на субрахунок 127 «Інші нематеріальні активи».

Через те, що строк дії ліцензії не обмежений, вона вважається об'єктом із невизначеним строком корисного використання та не амортизується в бухгалтерському обліку (п. 25 НП(С)БО 8). ОДнак, є право встановити в бузобліку такий самий термін як в податковму, і це теж вказано в НПСБО 8.

У податковому обліку для платників податку на прибуток така ліцензія відноситься до 6 групи нематеріальних активів. Попри необмежений строк дії, амортизація тут передбачена. Якщо строк не зазначено у документі, платник податку визначає його самостійно, в межах від 2 до 10 років (підпункт 138.3.4 Податкового кодексу України).

Нематеріальні активи, строк корисного використання яких не визначено, як правило, не підлягають амортизації (п. 25 НП(С)БО 8). Водночас підприємство має право самостійно встановити для такого активу строк використання, якщо це обґрунтовано умовами діяльності (абзац другий п. 25 НП(С)БО 8). Наприклад, строк може бути визначений з урахуванням планів використання ліцензії протягом певного періоду, а не безстроково. Крім того, для цілей бухгалтерського обліку дозволено орієнтуватися на строки, встановлені для податкового обліку (останній абзац п. 26 НП(С)БО 8).

Згідно з підпунктом 138.3.4 Податкового кодексу України, якщо строк дії права на нематеріальний актив не зазначений у документі, платник може визначити його самостійно, але в межах від 2 до 10 років. Таким чином, обравши аналогічний строк і для бухгалтерського обліку, підприємство має підстави для амортизації навіть безстрокової ліцензії — за власним рішенням.

Щодо способу оплати: оскільки ліцензію оплачено з особистої картки керівника через платіжну систему Portmone, а у призначенні платежу зазначено код ЄДРПОУ підприємства і призначення платежу (плата за ліцензію), така операція може бути врахована в обліку за умови належного оформлення. Керівник діє як підзвітна особа, а понесені ним витрати визнаються витратами підприємства. Для цього він має подати авансовий звіт разом із квитанцією платіжної системи.

На підставі затвердженого звіту в обліку відображається:

Дт 154 Кт 372 — відображено заборгованість перед керівником за витрати на ліцензію;
Дт 127 Кт 154 — введено ліцензію в господарський оборот;
Дт 372 Кт 311 — здійснено компенсацію керівнику на особисту картку.
Ця компенсація не вважається доходом фізичної особи, тому не підлягає оподаткуванню ПДФО та військовим збором (підпункт 170.9.1 Податкового кодексу України).

Раді допомогти, звертайтесь ще!