Так, підприємство може встановити компенсацію за використання транспортного засобу працівника у виробничих цілях у вигляді фіксованої суми за місяць (200 грн, 3000 грн чи іншу суму), і закон не вимагає обов’язково прив’язувати її до кілометражу або годин використання. Водночас ключовим є не форма (фіксована чи змінна), а правова модель оформлення відносин і належне документальне обґрунтування.

На практиці існує два різних і принципово відмінних підходи.

Перший — укладення договору оренди (найму) транспортного засобу з працівником. У цьому випадку підприємство фактично орендує авто, а виплачувана сума є орендною платою. Розмір орендної плати може бути будь-яким і фіксованим, без жодних розрахунків кілометражу. Такий договір з фізичною особою підлягає обов’язковому нотаріальному посвідченню відповідно до ст. 799 Цивільного кодексу України. Орендна плата є оподатковуваним доходом працівника: підприємство як податковий агент утримує ПДФО 18 % та військовий збір 1,5 % (Податковий кодекс України). ЄСВ на таку виплату не нараховується. Витрати підприємства у вигляді орендної плати та витрати на пальне і експлуатацію (за наявності подорожніх/маршрутних листів) визнаються витратами господарської діяльності.

Другий — виплата компенсації за використання (знос) власного автомобіля працівника без оренди. Такий механізм ґрунтується на ст. 125 Кодексу законів про працю України, яка дозволяє компенсувати працівникам зношування їхніх інструментів, що використовуються в інтересах роботодавця. У цьому випадку автомобіль розглядається саме як «інструмент праці». Компенсація може бути встановлена у фіксованій сумі за місяць, і закон прямо не зобов’язує рахувати її за кілометражем або годинами. Проте сума має бути економічно обґрунтованою і підтвердженою документами, інакше податкові органи можуть розцінити її як додаткове благо або приховану заробітну плату.

Сама компенсація, обґрунтована договором та первинними документами, є додатковим благом, яке оподатковується ПДФО та військовим збором та не оподаткову.ться ЄМВ (перелік 1170)

Сама компенсація, обґрунтована договором та первинними документами, є додатковим благом, яке оподатковується ПДФО та військовим збором (18% та 5% відповідно), але не входить до складу заробітної плати (тобто належить до компенсаційних, а не заохочувальних виплат) — але лише у випадку, якщо вона дійсно обґрунтована. Як і в наведеному вами прикладі (подорожні листи, витрати згідно з установленими нормами) — однак є ще одна обов’язкова умова: для цього автомобіля має бути встановлено норму витрат пального, затверджену розпорядчим документом підприємства. Процедура аналогічна до використання власного авто: норми визначаються або за методичними рекомендаціями, або встановлюються самостійно, або за заявою до ДП "ДерждорНДІпроект".

Раді допомогти, звертайтесь ще!