Обґрунтованість вимоги оформлення передачі програмного забезпечення актом

На даний момент відсутній нормативний документ, який би регулював правила документального оформлення передачі ліцензії (права права використання) на ПЗ.

Проте, наказ МФУ № 431 від 13.12.2022 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1692-22#Text), яким затверджені форми з обліку та списання запасів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання, визначає наступне:

"5. Накладна (вимога)

1. Накладна (вимога) застосовується для оформлення господарських операцій з руху матеріальних цінностей в межах суб’єкта державного сектору, а саме для надходження на склад матеріальних цінностей власного виробництва (готової продукції, напівфабрикатів, допоміжних матеріалів), внутрішнього переміщення матеріальних цінностей в межах суб’єкта державного сектору, їх відпуску виробничим підрозділам та іншим структурним підрозділам, що розташовані на іншій, ніж підрозділ, що їх відпускає, території. Накладна (вимога) може застосовуватися для оформлення господарських операцій з відпуску матеріальних цінностей стороннім організаціям, повернення постачальнику матеріальних цінностей неналежної якості, а також повернення матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання.

Передача в експлуатацію малоцінних та швидкозношуваних предметів оформлюється окремою накладною (вимогою).

2. Інформація про матеріальні цінності вноситься до накладної (вимоги) із зазначенням найменування або однорідної групи (виду) матеріальних цінностей, номенклатурного номера (у разі ведення обліку за номенклатурними номерами), одиниці виміру, вартості, кількості, суми. Сума податку на додану вартість зазначається суб’єктами державного сектору, які є платниками податку на додану вартість, у разі відпуску матеріальних цінностей стороннім організаціям.

3. Накладна (вимога) складається матеріально відповідальною особою, що передає матеріальні цінності, у трьох примірниках та підписується матеріально відповідальною особою, яка передає, та матеріально відповідальною особою, яка приймає матеріальні цінності, керівником (уповноваженою особою) суб’єкта державного сектору та головним бухгалтером (спеціалістом, на якого покладено виконання обов’язків бухгалтерської служби). Перший примірник накладної (вимоги) передається до бухгалтерської служби, два інших, по одному примірнику для кожного, залишаються у матеріально відповідальних осіб."

Тобто, накладна зазвичай використовується для передачі матеріальних цінностей. Передача ліцензій на ПЗ не є передачею матеріальних цінностей (якщо звісно, копії ПЗ не записані на матеріальних носіях - дисках, флешках, та т.і), тому на практиці, частіше використовують акт приймання-передачі певних прав на ПЗ (лицензій) - для продажу (якщо власник ПЗ передає ліцензії дилеру), або кінцевому користувачу (якщо дилер передає ліцензію кінцевому споживачу)

Проте, на нашу думку, який би документ не був оформлений Вами (видаткова накладна чи акт приймання-передачі), на нашу думку, форма документа не є суттєвою, головне - щоб в цьому документі був правильно прописаний зміст господарської операції, адже саме він є одним з обов`язкових реквізитів первинного документа (ст. 9 Закону про бухоблік № 996, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155).

Раді допомогти, звертайтесь ще!