Облік витрат на бутильовану воду та продукти для працівників

Придбані чай, каву, печиво можна оприбуткувати на субрахунок 209.

Найперше Ви можете видати наказ по підприємству про те, що з метою покращення умов праці, формування позитивного іміджу компанії перед діловими партнерами та власними співробітниками, підтримання здорового тонусу та підвищення імунітету працівників підприємством буде здійснюватися закупівля продовольчих товарів.
Потім Вам варто видати підзвітній особі кошти, щоб вона змогла купити відповідні товари. У бухзаписах це можна показати так: Дт 372 Кт 301.
На підставі документів, підтверджуючих купівлю чаю, кави, печива (наприклад, накладних, оформлених постачальником), а також "авансового" звіту, оформленого підзвітною особою, Ви в обліку оприбутковуєте відповідні купівлі. Це можна показати так: Дт 209 631, Дт 641 Кт 631 та Дт 631 Кт 372.

У разі придбання таких активів по безготівковому рахунку бухзаписи можуть бути такими: Дт 209 Кт 631, Дт 641 Кт 631 та Дт 631 Кт 311.

І нарешті, наприклад, в кінці місяця вартість використаних продовольчих товарів, Ви можете списати на підставі акта списання, складеного в довільній формі на витрати. Бухзапис в цьому разі може бути таким: Дт 92, 93 Кт 209. Витратний рахунок обирайте залежно від того, це чай, кава тощо тльки для співробітників чи для клієнтів.
Якщо Ви платники податку на прибуток, то в прибутковому обліку Вам цю операцію слід відображати за правилами бухобліку. Адже наразі в р. III ПКУ - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n2502 не передбачено спеціальних правил (в т.ч. податкових коригувань) щодо подібних операцій.
Вхідний ПДВ, який сидить у вартості таких товарів, Ви за загальними правилами можете включити до податкового кредиту. Утім в подальшому його, найімовірніше доведеться перекривати податковими зобов'язаннями на підставі п. 198.5 ПКУ. Адже податківці в подібних випадках вже досить довгий час роз'яснюють таке: відповідно до п. 198.1 та 198.2 ПКУ суми ПДВ, нараховані (сплачені) у зв'язку з придбанням товарів/послуг, у тому числі з метою поліпшення санітарно-побутових умов (питна вода, чай, кава, цукор, вершки, миючі засоби, паперові рушники, туалетний папір), включаються до складу податкового кредиту за умови наявності відповідного документального підтвердження. У разі якщо придбані товари, за якими суми податку були включені до складу податкового кредиту, призначаються для використання або починають використовуватися в неоподатковуваних ПДВ операціях (зокрема, в звільнених від оподаткування операціях) або частково в оподатковуваних ПДВ і частково в неоподатковуваних ПДВ операціях, то у товариства виникає обов'язок щодо нарахування податкових зобов'язань з ПДВ за правилами, визначеними п. 198.5 та/або пунктом 199.1 ПКУ (див. ІПК ДПСУ від 25.05.2022 р. № 632/ІПК/99-00-21-03-02-06).
В іншій ІПК від 22.12.2023 р. № 4853/ІПК/99-00-21-02-02 ІПК контролери вказували: суми ПДВ, нараховані (сплачені) платником податку у зв’язку з придбанням товарів/послуг, у тому числі продовольчих товарів (вода, кава, чай, молоко, цукор, мед, цукерки, фрукти, овочі, спеції та приправи, сіль, олія, соуси та ін.) та товарів господарського призначення (паперові стакани, мішали, паперові рушнички, засоби гігієни та ін.) включаються до складу податкового кредиту за умови наявності відповідного документального підтвердження (податкові накладні / розрахунки коригування до таких податкових накладних, зареєстровані в ЄРПН, митні декларації, інші документи, передбачені п. 201.11 ПКУ).
Якщо вартість зазначених товарів включається до складу витрат та, відповідно, до вартості товарів/послуг, операції з постачання яких є об’єктом оподаткування (тобто компенсуються покупцями, збільшуючи при цьому базу оподаткування ПДВ), такі товари визнаються такими, що призначаються для використання / використані в господарській діяльності, в оподатковуваних операціях, і додаткового нарахування податкових зобов’язань за правилами, встановленими п. 198.5 ПКУ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!