Потрібні будуть документи, що доводять зв'язок з господарською діяльністю.
Щоб ваші витрати на зразки, буклети та їх доставку були визнані витратами на збут поточного періоду і не викликали запитань у при перевірці радимо оформити додатково договір з дистриб'ютором, наказ по підприємству про проведення рекламних заходів, де вказати назву, дату, мету такого заходу (залучення нових клієнтів, популяризація бренду, розширення ринків збуту тощо), акт передачі зразків та звіт дистриб'ютора після виставки, де він в довільній формі може описати, що були проведені переговори з окремими клієнтами, можливо дані якихось потенційних клієнтів, візитівки тощо.

Вартість переданих зразків продукції та рекламних матеріалів списується на витрати періоду за собівартістю.
Дт 93- Кт 26 або Кт 209 для буклетів, якщо ви їх замовляли в стороннього постачальника.
Вартість послуг з доставки, сплачена перевізнику, також відноситься до витрат на збут на рах.93.

Так як при експорті діє нульова ставка ПДВ, то вартість в митній декларації може бути нульовою, якщо оформлено як безоплатне постачання або мінімальною, якщо такі зразки для митного оформлення вказані з символічною вартістю.
Тому фактично податкова накладна на експорт не впливатиме на податкові зобов'язання до сплати.
Правило донарахування до мінімальної бази та складання компенсуючої податкової накладної (не нижче ціни придбання/звичайної ціни) за п. 188.1 ПКУ на експортні операції не поширюється. Тому другу податкову накладну на перевищення складати не потрібно.

На підставі звіту дистриб'ютора ваша комісія може скласти внутрішній акт на списання використаних рекламних матеріалів, що підтвердить їх цільове використання в межах господарської діяльності.

Раді допомогти, звертайтесь ще!