Використання паливних карток для доїзду: податкові ризики підприємства

Так, надавати такі паливні картки можна, але ціною будуть високі податкові та кадрові ризики, а також неминучі податкові наслідки у вигляді додаткового податкового навантаження. Підприємство має право видавати працівникам паливні картки для доїзду на роботу власним транспортом. Проте така передача пального не вважається використанням у господарській діяльності підприємства, а отже, несе податкові наслідки як на рівні працівника, так і на рівні підприємства.

За загальним правилом шлях працівника з дому до місця роботи і назад не вважається службовою поїздкою.
https://kyiv.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/691506.html?utm_source=chatgpt.com
Якщо підприємство компенсує вартість пального чи надає пальне працівнику, який використовує власний автомобіль, і цей автомобіль не передано в оренду чи позичку підприємству, то ця компенсація/благо вважається «додатковим благом» працівника і підлягає оподаткуванню ПДФО (18 %) та ВЗ (5 %) — пп. «а» і «г» пп. 164.2.17 ПКУ.
https://cv.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/806145.html?utm_source=chatgpt.com
Крім того, для підприємства як роботодавця — це виплата, яка може потрапляти до фонду оплати праці (ЄСВ): у випадку надання пального як додаткового блага ЄСВ нараховується.

Якщо пальне видається для особистих потреб працівника (доїзд на роботу), підприємство втрачає право на податковий кредит з ПДВ щодо цієї частини пального, використовуваної не в господарській діяльності.
Формально службовою поїздкою з власного авто є тільки тоді, коли чітко зафіксовано: має місце договір оренди/позички, автомобіль використовується за дорученням підприємства, виконуються трудові функції, оформлено наказ, подорожній лист тощо.

Поїздка працівника з дому на роботу і назад не є службовою (господарською) метою, навіть якщо вона здійснюється на особистому транспорті. Це особиста потреба працівника, і вона прямо не пов’язана з виконанням ним трудових функцій. Тому передача пального для таких поїздок розцінюється як надання додаткового блага працівнику (пп. «е» пп. 164.2.17 ПКУ).

Податкові наслідки:

Для працівника:

ПДФО (18%): база оподаткування визначається із застосуванням «натурального» коефіцієнта (у 2025 році — 1,219512), оскільки дохід надається в негрошовій формі (п. 164.5 ПКУ).
Військовий збір (5%): утримується без застосування коефіцієнта (п. 16^1 підрозділу 10 розділу XX ПКУ, Закон № 3619‑ІХ).
ЄСВ (22%): нараховується, оскільки вартість пального вважається індивідуальною заохочувальною виплатою, що входить до фонду оплати праці (пп. 2.3.4 Інструкції № 5, затв. наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5).
Для підприємства:

ПДВ: підприємство втрачає право на податковий кредит, оскільки пальне не використано в господарській діяльності. Крім того, слід нарахувати компенсуюче податкове зобов’язання (пп. «г» п. 198.5 ПКУ).
Податок на прибуток: витрати на пальне, передане працівникам, не зменшують об’єкт оподаткування податком на прибуток, оскільки не пов’язані з господарською діяльністю.
ЄСВ (22%): нараховується на вартість пального, якщо вона надається як частина соціального пакета чи системи мотивації, оформленої в колективному або трудовому договорі (Постанова КМУ № 1170, Інструкція № 5, п. 2.3.4).
Документальне оформлення:

Бажано прописати порядок надання пального в колективному або трудовому договорі.
Вартість пального обліковується як додаткове благо у складі заробітної плати.
Рекомендується вести персоніфікований облік обсягів виданого пального.
Щодо альтернативи: працівник заправляється наданою карткою, але відшкодовує вартість пального (наприклад, із зарплати)

Важливе застереження:
Якщо працівник відшкодовує вартість пального підприємству — це може бути розцінене як реалізація пального, що підлягає ліцензуванню та обкладенню акцизним податком відповідно до Закону України від 18.06.2024 № 3817‑IX. Без належної ліцензії така операція є порушенням законодавства.

Отже:
Передача пального працівникам для поїздок на роботу є оподатковуваним доходом у вигляді додаткового блага, наданого у натуральній формі. Відповідно, підприємство повинне нараховувати та сплачувати ПДФО з коефіцієнтом, ВЗ та ЄСВ, а також не має права на податковий кредит.

Як можна зробити таку поїздку службовою?
Для цього існує лише один спосіб — оформити договір на автомобіль, щоб саме підприємство було його користувачем під час здійснення такої операції. Це має бути договір оренди або позички. Але якщо іншого використання немає, очевидно, це буде нераціонально. Проте навіть при позичці доставка працівника на роботу вже службовим автомобілем, хоч і є господарськими витратами підприємства, все одно вважається додатковим благом працівника. Така послуга оподатковується як безоплатно надана послуга у межах звичайної ціни, і на мінбазу нараховується ПДВ.