Питання щодо документів та витрат після відрядження керівника

Перелік документів, що підтверджує перебування у відрядженні за кордоном наведено в п. 170.9 ПКУ

1.З 12.10.2025 митні органи не проставляють відмітки про перетин кордону в паспорті. А отже надавати копію паспорта без відміток прикордонників не потрібно. Довідка митної служби є одним із документів, що підтверджує перетин кордону фізособою протягом місяця. Але такого документа не має серед підтвердних в пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965

Підтвердженням реальності перебування у відрядженні можуть бути рахунок на проживання ,квитки на проїзд, чеки на пальне у разі відрядження на службовому авто ,чеки на паркування, оплату проїзду платними дорогами, виписка з карткового рахунку у разі розрахунків платіжною карткою.

2. Якщо наказом про відрядження передбачено перебування у службових справах на Кіпрі, то це вважається відрядженням. Відповідно, вартість квитків оплачується коштом роботодавця та є витратами підприємства. Наявність чи відсутність запрошення е впливає на формування витрат в бухобліку. Головне наказ про відрядження та підтвердні документи.

А о на оподаткування відсутність запрошення може вплинути. Адже з огляду на норм пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу відрядженого за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає. Отже має бути договір, протокол про спільну діяльність, протокол намірів чи намірів, що не відбулись, протоколи/програми конференцій тощо, що підтвердить господарську спрямованість понесених витрат.