Як правильно розподілити витрати на відрядження між працівниками

Вітаю. Підкажить, будь ласка, питання по витратам у відрядженні.
У відрядження поіхали 2 працівника ( директор , та його зам.) Директору була надана корпоративна картка, другому працівнику виплачени добові перед відрядженням на ЗП картку.
У відрядженні за проживання обох, та еду оплачивал директор з корпоративної картки. Як зараз вірно разделити витрати на відрядження між двома працівниками? Всі затрати по корпоративній картці( крім готелю) провести на директора? Виходить ще й значна сумма переліміту добових .
У рахунку з готелю расписали проживання та сніданки окремими сумами по двум працівникам.

ОК

Олена, консультант

експерт

31.10.2025 | 18:13

Очікує відповідь

Звітувати за оплату з КПК має директор

Витрати на оплату готелю звітує директор. При найми, якщо КПК емітована на директора. Якщо картка ключ до рахунку, то по ній також має звітувати директор. Скоріш за все за мовами банківського договору нею може користуватися лише директор.

Аби у директора не було оподаткування по другому номеру (другому місцю в номері) в наказі про відрядження має бути доручено директору провести оплату проживання за обох. Головне ,аби рахунок готелю містив прізвища обох відряджених.

Сніданки в рахунку готелю, виділені окремою сумою не утворюють оподатковуваний дохід . Це чітко обумовлено в пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965

З харчування, що оплачене за окремими чеками складніше. Адже харчування не оподатковується у відрядженні або у разі включення в рахунок готелю або за рахунок добових. Тому, витрати на їжу треба повертати. Зменшувати розмір добових на суму їжі не варто При найми якщо не має Положення про відрядження, яке це передбачає. Під час перевірки Держпраці може бути проблема із дотримання трудових гарантій за ст.121 КЗпП щодо норми добових.

Як вже домовляться про повернення, то вже питання відряджених. Адже кожен отримав добові. Директор має повернути підприємству ці кошти, а між собою розбираються самі.

Раді допомогти, звертайтесь ще!