Витрати на відрядження без документів: що робити далі

Вітаю! Працівник розраховувася корпоративною карткою у відряджені за кордоном за готель, бензин. Він надає не всі документи по витраченим коштам. Відсутній чек за бензин та чек і відповідно рахунок за проживання в готелі. По виписці банку по корпоративній картці видно, що оплати були по готелю та на заправці, але не видно за що саме. Як бути з ціми сумами сплаченими корпоративною карткою. В які терміни він повинен відзвітуватися, що робити якщо не надасть документи(повернути, чи будуть податки), чи є витрати у підприємства на ці суми, бо оплата йшла з корпоративної картки? І як бути, якщо він пізніше надасть документи (знайде, готель надасть дублікати чи ін)? Дякую!

ОК

Олена, консультант

експерт

28.10.2025 | 14:05

Відповідь надано

Виписка з карткового рахунку є допоміжним документом для компенсації понесених у відрядженні витрат

До підтвердних документів за пп. «п» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 належать:

- транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);

- документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;

- документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;

- документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;

- інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Отже персоніфікований розрахунок на проживання та розрахункові документи на оплату витрат мають бути обов’язково. Якщо оплата проведена платіжною карткою, відряджений має надати виписку з карткового рахунку.

З огляду на норми пп. 170.9.2 ПКУ вартість витрат, що понесені платіжною карткою засвідчується випискою та/або відомостями з рахунку що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент. Але з метою оподаткування ПДФО/ВЗ потрібні документи (рахунок, розрахунковий документ). Рішення щодо компенсації чи відмови приймає керівник при звітуванні.

Варіант 1 - компенсація витрат без належним чином оформлених документів, маєте утримати із суми компенсації ПДФО 18% та ВЗ 5%.

Варіант 2 – працівни має повернути підприємству суми що не підтверджені документами. В такому разі звісно податків не буде.

Звітування по відрядженню проводиться у термін, визначений в локальному документі підприємства (колективний договір чи Положення про відрядження чи наказ).

Граничний термін звітування з метою оподаткування за пп. 170.9.3 ПКУ – до завершення місяця, за настає за місяцем завершення відрядження.

Раді допомогти, звертайтесь ще!