Повернення невикористаних коштів після відрядження: терміни і порядок

Відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 №59 (далі – Інструкція №59), працівник зобов'язаний не пізніше закінчення третього банківського дня, що настає після дня повернення до місця постійної роботи, повернути невикористані кошти (у тому числі електронні гроші) у встановленому законодавством порядку:
на відповідний рахунок підприємства;
Якщо у співробітника відрядження закінчилося 13 жовтня, відзвітувавася 20 жовтня, то невикористані гроші він повинен повернути після звітування 20 жовтня? Третім банківським днем буде 23 жовтня?

ОК

Олена, консультант

експерт

28.10.2025 | 11:28

Очікує відповідь

За нормою Інструкції № 59 відряджений має повернути не використану частину отриманого авансу не пізніше 16.10.2025

У разі якщо відряджений працівник отримав аванс на службове відрядження готівкою, він подає звіт про використання коштів, виданих на відрядження, і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи.

Якщо відрядження за наказом завершилось 13.10.2025, то третій банківський день, наступний за днем прибуття до місця постійної роботи є 16.10.2025. Формально, саме цього дня невикористані коштів авансу мають бути повернуті роботодавцю.

У разі якщо під час службового відрядження відряджений працівник застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, за наявності поважних причин керівник може продовжити строк подання звіту про використання коштів, виданих на відрядження, до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами). Саме так передбачено в п.17 розд. ІІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, наказ МФУ від 13.03.1998 № 59 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#n92

Термін повернення за Інструкцією № 59 розраховується не від дати звітування, а саме від дати повернення із відрядження.

Інструкція № 59 є обов’язковою для підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються із бюджету. Для решта – вона носить рекомендаційний характер.

Саме тому не бюджетні підприємства використовують вищезазначені терміни при формуванні власних Положень про відрядження чи підзвітні суми. Це знаходиться в площині корпоративного контролю і не призводить до оподаткування ПДФО/ВЗ.

З метою оподаткування діє граничний термін звітування за пп. 170.9.3 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965

Раді допомогти, звертайтесь ще!