7eminar | Особистий консультант

АН

Анна

17.10.2025 | 08:19

Відповідь надано

Правила компенсації витрат на паливо для співробітників підприємства

Доброго дня! підприємство надає співробітникам паливну картку мережі заправок для заправки особистого транспорту(на карті грошові кошти). з співробітниками заключено договір на компенсацію за використання особистого транспорту в службових цілях. підприємство платить передплату мережі заправок, та перехід права власності на пальне відбувається в момент заправки з азк у бак авто. в кінці місяці співробітник надає звіт про використання пального в службових цілях та додає чеки на заправку. також згідно до говору нараховується компенсація за використання транспортного засобу, з якої утримуються податки. чи все вірно7

ІК

Ірина, консультант

експерт

17.10.2025 | 22:34

Очікує відповідь

Так, описана схема є можливою, але має низку особливостей та ризиків, які слід враховувати. Основна складність полягає в тому, що підприємство несе витрати на придбання пального, а компенсація виплачується працівнику. Це створює податкові ризики, оскільки податкова може трактувати це як додаткове благо.

Варто чітко розмежувати в договорі, що паливна картка є інструментом, а компенсація покриває витрати на використання автомобіля в цілому. Важливо, щоб працівник надавав детальний звіт про використання пального виключно в службових цілях.

Для визнання витрат на пальне в податковому обліку підприємства необхідно мати відповідні первинні документи. Самого чека з АЗС недостатньо, адже він лише підтверджує факт заправки, а не використання в службових цілях. Варто мати Маршрутні листи (подорожні листи), де зазначаються маршрут, цілі поїздки та показники спідометра Схема з переходом права власності на АЗС та звітністю дозволяє підприємству обліковувати витрати, але потребує наявності маршрутних листів або інших документів, які чітко підтверджують службовий характер використання пального. Без цього вся вартість пального може бути визнана додатковим благом.

Придбання пального підприємством за паливними картками та подальше "передання" його працівнику може бути трактоване податковою як операція з реалізації пального, що може зобов'язати підприємство зареєструватися платником акцизного податку. Це один із найбільших ризиків. Щоб його уникнути, деякі експерти рекомендують не укладати договір про компенсацію, а використовувати паливні картки виключно для службових автомобілів. У вашому ж випадку, де схема вже діє, важливо мати максимально повний пакет документів для доведення, що пальне було використане винятково для потреб підприємства.

Податкова служба може трактувати передачу пального, придбаного підприємством за паливними картками, працівникові як операцію з реалізації пального. Це відбувається в тих випадках, коли працівник використовує пальне у власних, а не в господарських цілях підприємства, і компенсує його вартість. https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=35344

Раді допомогти, звертайтесь ще!