Як правильно відобразити витрати на проживання в авансових звітах

Оплатити витрати у відрядженні може один працівник за себе та інших у межах своєї трудової функції.

Для того, щоб витрачені підзвітні або власні кошти не стали додатковим благом працівника необхідно видати наказ (або передбачити це наказом про відрядження) про оплату витрат за підзвітні (або власні) кошти з використанням корпоративної (або власної) картки або передбачити наказом можливість проведення витрат за власний кошт з подальшим відшкодуванням за рахунок підприємства.

Стосовно оплати певних витрат за інших працівників у відрядженні Мінфін надав свою позитивну оцінку ще у 2014 році (Лист від 08.01.2014 № 31-07250-06-29/19). Коментований лист стосується саме корпоративної картки, але аналогічний підхід має діяти і у разі використання власної картки чи готівки, на нашу думку.
Але також необхідно проконтролювати, щоб у підтвердних документах на проживання було зазначено усіх відряджених працівників, які проживали разом.

Якщо, наприклад, це буде готель і номер 2-місний, тоді обидва відряджені працівники мають бути вписані у готельний рахунок. Якщо ж це буде 2-місний номер і дані тільки одного працівника, оплата за додаткове місце буде його додатковим благом.

Той працівник, який не проводив оплату, не звітується за витратами на проживання.

Раді допомогти, звертайтесь ще!