Так, вам обов'язково потрібно оформити передачу виконаних робіт та меблів міській раді. Незважаючи на відсутність прямого договору між вами, ця операція є наданням благодійної допомоги. Основним документом для цього є Акт приймання-передачі благодійної допомоги (або окремі акти на роботи та на меблі), підписаний вашою організацією та представником міської ради.

Відсутність прямого договору між вашою благодійною організацією та міською радою не скасовує необхідності документально підтвердити факт передачі активів та результатів робіт. Це потрібно як для вашого звітування про цільове використання грантових коштів, так і для належного оприбуткування майна та поліпшень комунальним закладом.

Основним документом є Акт приймання-передачі, складений у довільній формі, але з усіма обов'язковими реквізитами первинного документа. Рекомендується скласти два окремі акти:

Акт приймання-передачі виконаних робіт з ремонту.
Акт приймання-передачі матеріальних цінностей (меблів).

В актах необхідно зазначити:

Назву документа, дату та місце складання.
Сторони: «Благодійник» (ваша організація) та «Набувач» (міська рада або її відповідний структурний підрозділ).
Підставу для передачі: вкажіть ваш договір з ПРО ООН та зазначте, що допомога надається в рамках реалізації відповідного проєкту.
Для робіт: детальний перелік виконаних робіт (наприклад, «ремонт системи опалення», «встановлення віконних блоків» тощо), їх обсяг та загальну вартість.
Для меблів: детальний перелік кожного найменування (стіл, стілець, шафа), кількість, ціну за одиницю та загальну вартість.
Загальну вартість наданої благодійної допомоги.
Підписи уповноважених осіб та печатки (за наявності) обох сторін.

Для підтвердження вартості до актів варто додати копії документів, що підтверджують ваші витрати (рахунки-фактури, акти виконаних робіт від підрядників, накладні на закупівлю меблів тощо).

Міська рада як бюджетна установа зобов'язана оприбуткувати безоплатно отримані активи та роботи. Акт приймання-передачі є підставою для відображення цих операцій в бухгалтерському обліку:

Ремонт (поліпшення приміщення): Вартість робіт буде віднесена на капітальні інвестиції з подальшим збільшенням первісної вартості будівлі. Одночасно буде визнано дохід від безоплатно отриманих робіт (субрахунок 7511 «Доходи за необмінними операціями»).
Меблі будуть зараховані на баланс як основні засоби або малоцінні необоротні матеріальні активи.

Чи потрібно передавати щось через ПРО ООН - ні, це недоцільно. Ваша організація є безпосереднім надавачем допомоги, а міська рада — її кінцевим бенефіціаром (набувачем). Тому пряма передача від вас до міськради з оформленням двостороннього акта є найбільш коректним варіантом. Ваш звіт перед ПРО ООН буде підтверджено саме цим актом, підписаним кінцевим отримувачем допомоги.

Для підтвердження операції всередині вашої організації доцільно мати наказ керівника про надання благодійної допомоги міській раді із зазначенням переліку робіт, майна та їх вартості.

Раді допомогти, звертайтесь ще!