Працівник, який використовує власні кошти в інтересах підприємства під час виконання службових обов'язків (зокрема, у відрядженні), має право на їх відшкодування. Оскільки поломка автомобіля сталася під час рейсу, ремонт був необхідний для продовження виконання роботи.

Підставою для відшкодування є Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (авансовий звіт). До цього звіту водій повинен додати всі наявні підтвердні документи, що засвідчують факт та вартість ремонту:

фіскальні чеки;
видаткову накладну на запчастини;
акт виконаних робіт.
Наявність цих документів є обов'язковою умовою для компенсації витрат без податкових наслідків.

Виплата компенсації за витрачені власні кошти на потреби підприємства не є доходом працівника у розумінні Податкового кодексу України. Ці кошти не є додатковим благом, оскільки:

витрати були понесені на ремонт активу, що належить підприємству (або перебуває в його користуванні);
ремонт був здійснений для забезпечення виконання водієм своїх прямих трудових обов'язків.
Отже, підстав для утримання податку на доходи фізичних осіб (18%) та військового збору (5%) з суми відшкодування немає.

Операції відображаються в обліку наступним чином:

Затверджено авансовий звіт водія та визнано витрати на ремонт:Дт 23, 91, 92, 93 (залежно від напрямку використання автомобіля) Кт 372 «Розрахунки з підзвітними особами».
Виплачено компенсацію водію (повернено кошти):Дт 372 «Розрахунки з підзвітними особами» Кт 301 «Готівка в національній валюті» або 311 «Поточні рахунки в національній валюті».

Раді допомогти, звертайтесь ще!