Аванс на відрядження: правила, наслідки та специфіка видачі

Добрий день. Питання по видачі авансу на відрядження. За яких обставин має видаватись аванс, де прописано про видачу авансу на відрядження? Якщо працівник не вчасно повертає аванс на відрядження, які наслідки? Якщо підприємство не видає аванс, які може мати наслідки?
Яким чином має відбуватись видача авансу працівнику чи у кожного підприємства своя специфіка?

АК

Антон, консультант

експерт

13.10.2025 | 23:26

Очікує відповідь

Згідно з роз’ясненням Мінсоцполітики (Лист від 07.11.2013 № 998/13/155-13) незабезпечення авансом на відрядження є порушенням трудового законодавства. Тобто аванс має видаватись на кожне відрядження.

До відповідальності може притягнути Держпраці:
Адміністративна відповідальність: відповідно до ч. 1 ст. 41 КУпАП - накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності та громадян — суб'єктів підприємницької діяльності від 30 до 100 н. м. д. г. (510-1700 грн.).
Матеріальна відповідальність: відповідно до ст. 265 КЗпП - порушення інших вимог трудового законодавства - 1 МЗП (наразі - 8000 грн.) на підприємство (ФОП).

Проте, на нашу думку, норми ст. 121 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719) не зобов’язують небюджетних роботодавців виплачувати аванс на відрядження, а дають можливість безперешкодно відшкодувати усі витрати після повернення працівника.

Держпраці також нерідко підтримувала цю позицію, зокрема, тут: https://lviv.dsp.gov.ua/chy-zoboviazane-pidpryiemstvo-vyplachu/9405/

Таким чином, Вашим положенням про відрядження мають бути визначені питання забезпечення авансом працівника до відрядження чи відшкодування витрат у відрядженні після повернення і у які строки. І уже цих норм Ви маєте дотримуватись.

Якщо аванс на відрядження було видано у більшій сумі, ніж витратив працівник, він має після повернення з відрядження повернути зайві кошти до каси підприємства або на розрахунковий рахунок у строки, визначені пп. 170.9.3 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n21072): до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку завершує таке відрядження.
Якщо він цього не зробить, така зайва сума авансу стає його додатковим благом.
Податковим агентом тут буде підприємство. Воно утримує ПДФО 18% (з коефіцієнтом 1,219512) та ВЗ 5% (без коефіцієнта), перераховує їх до бюджету, подає звітність.

Розмір авансу зазвичай визначається кошторисом витрат на відрядження і наказом про відрядження. Він може становити суму добових за період відрядження, а також планових витрат на проживання, проїзд, тощо.

Якщо авансу не вистачить, залишок витрат роботодавець має компенсувати працівнику після його повернення згідно з наданими документами, що підтверджують витрати у відрядженні.

Раді допомогти, звертайтесь ще!