Повернення коштів: чи потрібна письмова заява з підписом

Так, Відповідне розʼяснення ДПС наведене в ІПК №1684/ІПК/99-00-07-03-01

Законодавство не містить прямої норми, яка б вимагала від покупця-фізичної особи подавати заяву на повернення товару виключно в паперовому вигляді. Не містить вимоги про саме паперову заяву і Закон України “Про захист прав споживачів” та Правила роздрібної торгівлі (Постанова КМУ №104 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1257-07). Для обох ваших ситуацій (повернення авансу та повернення товару, оплаченого післяплатою) ключовим є правильне документальне оформлення, яке підтвердить, що виплата коштів є саме поверненням, а не безпідставним переказом коштів фізичній особі.

Ви можете прийняти заяву в електронному вигляді (фото, скан-копія). Важливо, щоб із заяви можна було чітко ідентифікувати:

ПІБ покупця.
Найменування товару, що повертається.
Причину повернення.
Реквізити розрахункового документа (чека), що підтверджує покупку.
Реквізити банківського рахунку (IBAN) для повернення коштів.

. Згідно з Порядком реєстрації та застосування РРО, затвердженим наказом Мінфіну від 14.06.2016 № 547, п. 7 розділу III, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0918-16#Text реєстрація видачі коштів при поверненні товару здійснюється шляхом реєстрації від'ємної суми. Далі, у цьому ж пункті зазначено:

«Якщо сума коштів, виданих при поверненні товару... перевищує 100 гривень, матеріально відповідальна особа господарської одиниці або особа, яка безпосередньо здійснює розрахунки, повинна скласти акт про видачу коштів».

Слід заначити, що Правила роздрібної торгівлі (Постанова КМУ №104 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1257-07) (пункт 29) згадують про письмову заяву, подану в двох екземплярах (при поверненні товару через неналежну якість). Але, навіть і там не вказано, що вона має бути в паперовому вигляді, оскільки фотокопія заяви, надіслана через месенджер, може вважатися належною письмовою заявою для ініціювання процедури повернення. Вимога про два паперові примірники є застарілою процедурною нормою, яку можна виконати в сучасних умовах шляхом створення відповідних електронних або паперових документів зі свого боку. Головне — зафіксувати волевиявлення споживача та факт прийняття товару.

Ця норма дійсно передбачає паперовий документообіг. Однак її слід розглядати в контексті вищих за юридичною силою актів та сучасного законодавства про електронні документи.

Що таке «письмова форма» сьогодні? Цивільний кодекс України, ст. 207 визначає вимоги до письмової форми правочину. Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у тому числі електронних), листах, телеграмах, якими обмінялися сторони. Ключовим є можливість ідентифікувати підпис особи. Фотографія власноруч написаної та підписаної заяви, надіслана з особистого номера телефону (Viber), є достатнім доказом волевиявлення конкретної особи.

1. Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у тому числі електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони, або надсилалися ними до інформаційно-комунікаційної системи, що використовується сторонами. У разі якщо зміст правочину зафіксований у кількох документах, зміст такого правочину також може бути зафіксовано шляхом посилання в одному з цих документів на інші документи, якщо інше не передбачено законом.

{Абзац перший частини першої статті 207 із змінами, внесеними згідно із Законами № 675-VIII від 03.09.2015, № 738-IX від 19.06.2020, № 2801-IX від 01.12.2022}

Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо воля сторін виражена за допомогою телетайпного, електронного або іншого технічного засобу зв'язку.

Фактично, надана на початку ІПК підтверджує саме такий підхід.

Раді допомогти, звертайтесь ще!