Як зазначено у Податковому кодексі України, пп. 170.9.3, документальне підтвердження витрат та повернення надміру витрачених коштів здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому він завершує відрядження.

Приклад: Якщо відрядження закінчилося 15 жовтня 2025 року, то подати документи та повернути залишок авансу працівник повинен до 30 листопада 2025 року (включно).
Обов'язковість подання авансового звіту. Подання формального «Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт» тепер є обов'язковим не завжди. Відповідно до Податкового кодексу України, пп. 170.9.4, звіт подається у вищевказані строки лише у двох випадках:

а) за наявності оподатковуваного доходу (наприклад, непідтверджені документально витрати або неповернений вчасно залишок авансу);
б) якщо працівник використовував готівку понад суму добових (включаючи отриману з платіжних карток).
Якщо ж працівник розраховувався карткою (корпоративною чи особистою) і не має оподатковуваного доходу (всі витрати підтверджені, залишок коштів повернуто вчасно), звіт не складається і не подається. Однак, він все одно зобов'язаний надати до бухгалтерії усі підтвердні документи (квитки, рахунки тощо) у строк, встановлений пп. 170.9.3 ПКУ.
Таким чином, у вашій ситуації працівник може спокійно їхати у відпустку одразу після відрядження і подати всі необхідні документи до бухгалтерії після повернення, дотримуючись кінцевого терміну — останнього дня місяця, що настає за місяцем завершення відрядження.

Є і інший варіант. - електронний варіант звітування
Подання підтвердних документів в електронному вигляді є цілком законним та зручним варіантом, особливо у вашій ситуації.

Можливість використання електронних документів закріплена Законом України "Про електронні документи та електронний документообіг". Оригіналом електронного документа вважається його електронний примірник з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора.
Головною умовою є наявність на підприємстві системи внутрішнього електронного документообігу та відповідних політик, які регулюють цей процес.
Алгоритм дій працівника:

Зробити якісні скан-копії або фотокопії всіх оригінальних підтвердних документів (квитків, чеків, рахунків готелів тощо). Допустимі формати файлів, як правило, PDF, PNG або JPG.
Сформувати електронний супровідний лист або заповнити електронну форму авансового звіту (якщо вона передбачена внутрішньою системою).
Додати до звіту/листа файли зі скан-копіями документів.
Підписати весь пакет документів своїм кваліфікованим електронним підписом (КЕП).
Надіслати документи до бухгалтерії через систему електронного документообігу підприємства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!