Документи для відрядження: важливі нюанси, витрати та добові

Так, таку поїздку необхідно оформити як відрядження.

Відрядження - це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, установи, організації для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи з дотриманням гарантій ст. 121 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719): працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.
Таким чином, виплата добових та відшкодування документально підтверджених витрат відрядженому працівнику є обов’язком роботодавця.
Щодо питання виплати добових без оподаткування, згідно з пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n21042) фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Сума добових визначається в разі відрядження:
1) у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
2) до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Таким чином, окрім наказу про відрядження необхідно мати принаймні один документ, який би підтверджував перебування у відрядженні.
Оскільки працівник надасть квитки на проїзд, вони разом з наказом про відрядження підтверджують перебування у відрядженні і виплата добових в межах 80 євро грн за 1 добу за курсом НБУ на кожну дату відрядження та вартість таких квитків відшкодовуються без оподаткування. Додатково працівник може надати і закордонний паспорт, якщо в ньому будуть проставлені відмітки про виїзд за кордон та повернення в Україну.

Також, враховуючи довгий строк відрядження, ймовірно, відряджений надасть документи на проживання, які так само будуть підтверджувати перебування у відрядженні і такі витрати мають бути компенсовані після повернення.

Раді допомогти, звертайтесь ще!