Визначення термінів зберігання первинних документів бухгалтерії підприємства

Мінімальні строки зберігання документів з метою оподаткування встановлені п. 44.3 ПКУ - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20250101#n1110.

Відповідно до пп. 44.3.2 ПКУ строк зберігання в 1825 днів (це приблизно 5 років) установлено для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, які складаються особами, визначеними п. 133.1 ПКУ (тобто для юридичних осіб-резидентів – платників податку на прибуток).

Крім норм ПКУ існує також Перелік № 578/5 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text. Відповідно до його п. 2.11 документи підлягають знищенню, якщо одночасно виконуються дві умови:

1) минув мінімальний строк їх зберігання;

2) ці документи стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитися податкова перевірка, інспекція (ревізія).

Також не слід забувати, що строки, установлені ПКУ, у тому числі і для зберігання документів, були призупинені:

- на період карантину – з 18.03.2020 до 30.06.2023 (включно) на підставі п. 52-2 підрозділу 10 р. ХХ ПКУ;

- на період воєнного стану з 24.02.2022 по 31.07.2023 (включно) на підставі пп. 69.9 підрозділу 10 р. ХХ ПКУ та п. 102.9 ПКУ, який діяв до 01.08.2023 р.

Тобто, зі строку зберігання документів маємо виключити період, на який строки було призупинено: з 18.03.2020 р. по 31.07.2023 р. включно.

Наприклад, розрахуємо строк зберігання документів за 2017 рік. Звітність за 2017 рік була подана, приміром, 01.03.2018 р., з цієї дати починається відлік строку до моменту його припинення 18.03.2020 р., потім він знов починається з 01.08.2023 року до спливу 1825 днів. Тож, по ідеї, мінімальні строки зберігання цієї звітності уже пройшли в липня 2025 р.

Разом з тим, хочемо вказати, що відповідно до п. 102.1 ПКУ контролюючий орган, окрім випадків, визначених п. 102.2 ПКУ, має право провести перевірку та самостійно визначити суму грошових зобов’язань платника податків у випадках, визначених цим Кодексом, не пізніше закінчення 1095 дня (2555 дня - у разі проведення перевірки відповідно до ст. ст. 39 і 39-2, застосування вимог п. 141.4 ПКУ), що настає за останнім днем граничного строку подання податкової декларації, звіту про використання доходів (прибутків) неприбуткової організації, визначеної п. 133.4 ПКУ, та/або граничного строку сплати грошових зобов’язань, нарахованих контролюючим органом, а якщо така податкова декларація була надана пізніше, - за днем її фактичного подання.
Таким чином, в загальному строк для проведення перервірки (не пов'язаної з ТЦУ) складає 1095 днів.
Разом з тим, на період карантину та частину військового стану (а саме з 18.03.2020 р. до 01.08.2023 р.) було зупинено перебіг строків давності, передбачених ст. 102 ПКУ (див. п. 52-2 та п. 69.9 підрозділу 10 р. ХХ ПКУ).
Тож, наразі під час обчислення означених 1095 днів Вам слід "викинути" період з 18.03.2020 року по 31.07.2023 року (включно). До речі, вказували на це й податківці (див. консультацію у категорії 129.02 ЗІР - https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=41804).

Отже, в загальному порядку наразі період перевірки, пов'язаний із сплатою податків/зборів (окрім єдиного внеску) може бути з I кварталу 2019 р. (за умови, що до 2020 р. перевірок не було).

Щодо ЄСВ, то згідно з ч. 16 ст. 25 Закону №2464 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2464-17#n554 строк давності щодо нарахування єдиного внеску, застосування та стягнення сум недоїмки, штрафів та нарахованої пені не застосовується. Тобто перевірка дотримання законодавства з питань подання звітності та сплати єдиного внеску призначається без дотримання строків давності.

Раді допомогти, звертайтесь ще!