Чи достатньо електронних підписів без довіреності на отримання товару

Ні, ключ КЕП та електронна печатка не замінюють довіреність на отримання товару. КЕП підтверджує особу підписанта, а довіреність — його повноваження діяти від імені компанії. Відсутність довіреності створює для вас значні фінансові та податкові ризики, оскільки ви не маєте доказів, що передали товар уповноваженій особі покупця.

Обґрунтування

Це поширена помилка, яка ґрунтується на нерозумінні різної юридичної природи цих інструментів. Розглянемо їх призначення окремо.

Що підтверджує КЕП, а що — довіреність?
Кваліфікований електронний підпис (КЕП) — це аналог власноручного підпису фізичної особи в електронному середовищі. Він слугує для ідентифікації особи підписанта. Тобто, коли видаткову накладну в M.E.Doc підписує, наприклад, комірник Іваненко своїм КЕП, система підтверджує, що це зробив саме Іваненко, а не хтось інший.
Довіреність — це письмовий документ, що видається однією особою іншій для представництва перед третіми особами (Цивільний кодекс України, ст. 244). Вона підтверджує наявність у особи повноважень вчиняти певні дії (в даному випадку — отримувати товарно-матеріальні цінності) від імені юридичної особи.
Висновок: КЕП підтверджує, ХТО підписав документ, а довіреність — що ця особа МАЛА ПРАВО це робити від імені компанії.

Електронна печатка підприємства також не надає повноважень конкретному працівнику. Вона лише засвідчує походження документа від певної юридичної особи, але не підтверджує повноваження підписанта, якщо це не директор.

Що робити в цій ситуації?
Наполягайте на наданні довіреності. Поясніть контрагенту, що це стандартна ділова практика, спрямована на захист інтересів обох сторін.
Запропонуйте альтернативні варіанти:Довгострокова довіреність: Покупець може видати одну довіреність на тривалий термін (наприклад, на рік) на всіх працівників, які мають право отримувати товар, і надати вам її копію.
Наказ по підприємству: Покупець може видати внутрішній наказ, яким уповноважить певних працівників отримувати ТМЦ, і надати вам завірену копію цього наказу.
Внесення змін до договору: Найкращий варіант — укласти додаткову угоду до договору, де буде чітко прописано перелік уповноважених осіб (ПІБ, посада), які мають право приймати товар та підписувати видаткові накладні від імені покупця.

Раді допомогти, звертайтесь ще!