Витрати ФОП: коли включати та як заповнити книгу

В питанні немає інформації про ключову умову, за якої такі витрати можна включати: коли був отриманий дохід від продажу цього товару? Адже витрати дозволяється відображати не раніше дати отримання доходу (п. 177.4.1 ПКУ пов’язує прямі витрати — тобто витрати на товари для продажу, сировину для виробництва продукції, послуги для перепродажу (субпідряд) — саме з датою отримання доходу). Тобто, товари мають бути і оплачені, і за них вже отримано дохід — тільки тоді можна включати їх у витрати, не раніше. Дата отримання товару — другорядна подія, яка не є визначальною.

Порівняйте:

Ми отримали аванс від покупця — дохід вже зафіксовано. Сплатили своєму постачальнику з цих коштів — вже маємо право на витрати, бо дохід отримано. При цьому товар може бути ще не отриманий і не проданий, але у книзі обліку вже є записи і по доходах, і по витратах.

Інша ситуація: отримали товар з відстрочкою оплати. Продали товар покупцеві, отримали оплату. Дохід отримано, запис у книзі обліку зроблено. Але витрати поки що не відображаються — вони виникнуть тільки після фактичної оплати постачальнику (дата платежу).

Ще один варіант: отримали товар і оплатили його постачальнику. Витрат немає, бо дохід ще не отримано. Відвантажили товар покупцю — витрат також немає, доки покупець не оплатить і не з’явиться дохід. Коли покупець оплачує: у книзі обліку доходів з’являється запис про дохід, і одночасно в цьому ж рядку зазначаємо наш платіжний документ (датований попередньою датою) — і саме в цей день визнаються витрати (у межах доходу від проданого товару; якщо товар проданий не весь — то й витрати враховуються не повністю, решта переноситься на майбутнє).

У вашому випадку, якщо, наприклад, у травні ви отримали аванс від покупця і здійснили оплату постачальнику за товар, то витрати у вас з’являються в травні. Питання щодо підтвердження витрат — дивіться у форму книги обліку: підтвердженням витрат є платіжний документ — чек, платіжна інструкція, банківська виписка, розрахункова квитанція, квитанція банку тощо. Видаткова накладна підтверджує зміст витрат (за що саме сплачено), але у книзі обліку фіксується саме платіжний документ як підтвердження витрат

Раді допомогти, звертайтесь ще!