Відрядження за кордоном: документи, звільнення та виплата коштів

Добрий день.
Працівник був відправлений у закордонне відрядження на період з 01.01.25 по 30.06.25. Повертатись в Україну не буде. Компанія має намір його звільнити.
Питання:
1. Який перелік документів має бути для закриття відрядження, щоб не виникали питання у податківців? Адже відміток про перетин кордону на зворотній шлях у нього не буде.
2.Чи має бути останній день відрядження останнім днем роботи в компанії і якою датою проводити авансовий звіт?
3. Як видати кошти (10 600,00 доларів США) із каси відряджувальній особі, що знаходиться за межами країни? Можливо залучити довірену особу+нотаріальна довіреність?
Дякую.

ОК

Олена, консультант

експерт

04.07.2025 | 11:24

Відповідь надано

Порядок оподаткування відрядних визначений в п. 170.9 ПКУ

1.Аби уникати оподаткування потрібно дотриматися таких вимог, з огляду на п. 170.9. ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 :

А) довести зв’язок відрядження із госпдіяльністю підприємства (працюючий договір, запрошення на виставку, до перемовин, тощо)

Б) звітування за понесені витрати/отриманий аванс.

Формат звітування залежить від наявності оподатковуваного доходу та використання готівки у відрядженні (пп. 170.9.3 та 170.9.4 ПКУ).

В будь-якому разі при звітуванні надається документи, що підтверджують понесені витрати (п. «а» пп. 170.9.1 ПКУ). Зазвичай це такі документи6

- Квитки на проїзд,

- Рахунок на проживання у готелі

- У разі розрахунку платіжною карткою надається виписка з карткового рахунку

2.Останній день відрядження не обов’язково має бути останнім робочим. Може бути саме так. А можливо працівнику якийсь час будете ставити «НЗ» в табелі обліку робочого часу. Тут все індивідуально.

Термін звітування по відрядженню кожен роботодавець встановлює самостійно. Граничний термін звітування з метою оподаткування встановлений в пп. 170.9.3 ПКУ (до завершення наступного місяця після завершення відрядження). У випадку зі звільненням потрібно, аби працівник відчитався на момент звільнення. Це дозволить також обійти оподаткування (за наявністю вірно оформлених підтвердних документів) ат порахувати компенсацію понесених витрат.

2.Видати кошти валютою в описаній ситуації не можна. У валюті видають аванс на відрядження перед відрядженням, або дофінансовують на валютну картку під час відрядження у разі продовження терміну відрядження.

В описаній ситуації мова про компенсацію понесених у відрядженні витрат.

Відповідно до п.19 розд. ІІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженій наказом МФУ від 13.03.1998 № 59 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#n92 компенсація понесених у відрядженні за кордон витрат здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день затвердження керівником звіту про використання коштів, виданих на відрядження. Виплата (перерахування) зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, виданих на відрядження.

Раді допомогти, звертайтесь ще!