Скасування відрядження: оформлення, добові витрати та повернення коштів

Добрий день. Працівник підприємства (Київська обл.) отримав 10т.грн авансу на відрядження, виїхав до Чехії 21.06 рейсовим автобусом Київ-Прага, отримав рішення про відмову в перетинанні державного контролю, 22-23 ночівля м.Львів, спроба виїхати 23.06 рейсовим автобусом Львів-Пшемсль, знову відмова рішення 23.06. 23-24.06 ночував у м.Львів,24.06 потяг до місця роботи, 24.06 прибув у Київську обл. Чи потрібно оформляти наказ про скасування відрядження та яким числом? Як врахувати добові витрати, чи можна оплатити 4 доби, які фактично працівник добирався до місця відрядження і назад після прийняття рішення директором повертатись на місце роботи? До якого числа повернути невикористані кошти?

АК

Антон, консультант

експерт

30.06.2025 | 16:24

Відповідь надано

Наскільки нам зрозуміло, документального підтвердження відмови у перетині кордону немає, тому поважну причину скасування відрядження довести працівник не може.

Оскільки відрядження фактично не відбулось з неповажної причини, на нашу думку, необхідно видати наказ про скасування відрядження датою повернення працівника (24.06), а згідно з роз’ясненнями ДПС виданий аванс він має повернути протягом 3 днів банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки на відповідний рахунок підприємства (або до каси підприємства у разі отримання авансу готівкою) (https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40944)

При цьому, враховуючи те, що відрядження скасоване, відшкодувати працівнику понесені витрати не вбачається можливим. Тобто, або він повертає весь виданий аванс, або неповернені кошти мають бути визнані його додатковим благом з відповідним оподаткуванням ПДФО та ВЗ.

Така ситуація, на жаль, непоодинока, але не передбачена законодавством, тому радимо отримати ІПК щодо можливості відшкодування працівнику витрат у відрядженні без оподаткування.

Раді допомогти, звертайтесь ще!