Як правильно оформити авансові звіти для працівника за кордоном

На даний час чинне законодавсвто не обмежує для комерційних підприємств строки перебування працівників у відрядженні.

Тому підприємства самостійно розробляють Положення про відрядження, в якому, зокрема, можуть обмежувати термін відрядження, умови його продовження та умови звітування. Або такі питання прописують в наказі про відрядження працівника.

Зокрема, на нашу думку, не буде порушенням, якщо в Положенні про відрядження або наказі на відрядження буде вказано, що працівник, який направлений у закордонне відрядження строком більше ніж на 30 календарних днів, має надавати авансовий звіт, наприклад, кожні 30 календаних днів, рахуючи перший раз від дня початку відрядження (можуть бути інші строки для надання звіту).

Тоді на підставі таких аванових звітів Ви маєте право списувати на витрати в бухобліку витрати на відрядження, по яким працівник відзвітував.

Крім того, врахуйте такі норми ст. 170 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965):

"170.9.2. У разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент.

170.9.3. Документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти/електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з підпунктом 170.9.1 цього пункту, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.

У разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для проведення розрахунків платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити та списання коштів/електронних грошей за понесеними витратами здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше дати, коли платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, строки, установлені цим підпунктом, продовжуються на один календарний місяць.

170.9.4. Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, складається та подається у строки, визначені підпунктом 170.9.3 цього пункту, платником податку (у паперовій або електронній формі (з дотриманням вимог законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги") за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику, у разі:

а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до підпункту 170.9.1 цього пункту, з метою розрахунку суми податку;

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

У разі якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, не складається і не подається."

Тобто, для віднесення витрат на відрядження на витрати в бухобліку зараз ПКУ навіть не передбачає подання авансового звіту, якщо кошти надані тільки на добові витрати та/або витрати проводяться з оплатою картками (корпоративною чи особистою (працівника)).

Такі витрати можуть бути списані на витрати періоду, наприклад, на підставі службового звіту працівника (довільна форма), затвердженого керівником, та бухдовідки складеної бухгалтером.

Додатково рекомендуємо отримати ІПК

Раді допомогти, звертайтесь ще!