Потрібно затвердити норми списання, і на підставі них проводити списання пального.

Можна подати заявку на розрахунок норми у ДержавтотрансНДІпроект, або зробити власні контрольні заміри витрат пального і результати таких замірів затвердити наказом про норми витрат, також можна до наказу додати технічну документацію до ТЗ.

Для документування кількості запусків, проїханих км, зручно використовувати подорожні листи, в яких водій буде фіксувати всі ці моменти. І вже на підставі затверджених норм та даних в подорожніх листах можна бухгалтеру проводити списання пального. Подорожній лист має фіксувати реальні показники одометра.
І потім на підставі подорожних листів, в яких зафіксовані реальні показники одометра, бухгалтерія має провести списання пального за нормами прийнятими по підприємству.

Підприємство на власний розсуд може визначати порядок та форму ведення підтвердження витрат на списання пального. Див. додатково https://7eminar.ua/news/1998-podoroznii-list?page=71

Зразки документів

Наказ про створення комісії для проведення контрольного заміру витрат палива Акт проведення контрольного заміру фактичної норми витрати палива Наказ про затвердження норми витрати пального Ексклюзивний збірник бухгалтерських зразків для списання пального на підприємстві

Раді допомогти, звертайтесь ще!